ARVEO SECOM BENUTZERHANDBUCH

Diese Anleitung beschreibt die Benutzeroberfläche, sowie sämtliche den Benutzern zur Verfügung stehenden Funktionalitäten, um unseren Kunden einen einfachen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr zu ermöglichen. Es wird regelmäßig an Neuerungen in der Anwendung gearbeitet, um unseren Kunden immer einen optimalen Stand zur Gesamtfunktionalität bereitzustellen.

Software-Version: 1.0

1. Einleitung

Mit arveo secom können Sie als Privatperson, Organisation oder als Unternehmen einfach und schnell ihren Schriftverkehr mit Justiz, Behörden, Steuerberatern, Anwälten und Notaren rechtssicher und schriftformersetzend via eBO übermitteln.

Neben einer Schnittstelle zum elektronischen Rechtsverkehr bietet arveo secom auch eine revisionssichere Ablage aller empfangenen und verschickten Nachrichten und Dokumente in der zertifizierten EITCO Archiv-Plattform arveo.

1.1. Zielgruppe der Anwendung

arveo secom ist für Bürger und Organisationen geeignet, die häufig mit der Justiz oder Behörden kommunizieren und die diese gerne möglichst unkompliziert auf elektronischem Wege erreichen wollen.

Besonders relevant ist die vorliegende Software für:

Unternehmen, Vereine, Bürger
Sachverständiger und Gutachter
beeidigte Dolmetscher und Übersetzer
gerichtlich bestellte Betreuer
Patentanwälte
Postulationsfähige Gewerkschaften und Verbände
Inkasso-Unternehmen

1.2. Komponenten und Begriffe

Die Justiz bietet Bürgerinnen und Bürgern sowie Verbänden, Unternehmen und Organisationen mit dem elektronischen Bürger- und Organisationspostfach (eBO) die Möglichkeit, ihre Kommunikation mit der Justiz und Behörden digital zu erledigen. Durch den OSCI Protokollstandard (Online Services Computer Interface) werden Ihre Daten zweistufig verschlüsselt und sind so für den sicheren elektronischen Nachrichtenaustausch über das Internet und andere Netze geschützt. Hierzu stellt die Justiz deutschlandweit eine Infrastruktur für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) zur Verfügung, über welche die Nachrichten rechtssicher ausgetauscht werden.

Die über den ERV adressierbaren Postfächer sind in einem zentralen Verzeichnis hinterlegt, dem SAFE-Verzeichnis (Secure Access to Federated e-Justice/e-Government). Im Gegensatz zum E-Mail-Versand können nur Postfächer adressiert werden, die in diesem Verzeichnis hinterlegt sind. Jeder Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr besitzt eine Rolle. Die Rolle bestimmt darüber, welche anderen Postfächer der Teilnehmer adressieren kann.

Folgende Rollen sind derzeit in EGVP u.a. verfügbar:

eBO (elektronisches Bürger- und Organisationspostfach)
beBPo (besonderes Behördenpostfach)
beSt (besonderes Postfach für Steuerberater)
Justiz (Postfach der Justiz)
beN (besonderes Postfach für Notare)
BeA (besonderes Anwaltspostfach).

arveo secom ermöglicht die Nutzung des elektronisches Bürger- und Organisationspostfachs (eBO). Ein eBO Postfach kann entsprechend den Vorgaben der Justiz keine anderen eBO Postfächer adressieren . Alle anderen o.g. Postfächer können von einem eBO aus adressiert werden.

Eine Besonderheit des eBOs ist, dass jeder Postfachinhaber eines eBOs eindeutig im Rahmen der Registrierung gemäß §11 ERVV identifiziert wurde.

2. Versionshistorie

Änderung	Datum	Version
Ersterstellung	23.02.23	0.1
Qualitätssicherung	27.03.23	0.2
Review und Überarbeitung	06.04.23	0.3
Release (Software-Version 1.0.0)	12.04.23	1.0.0
Anpassung an Releaseänderungen (Software-Version 1.0.72)	05.02.24	1.0.72
Anpassung an Releaseänderungen (Software-Version 1.0.89)	15.03.24	1.0.89
Anpassung an Releaseänderungen (Software-Version 1.0.100)	11.06.24	1.0.100
Anpassung an Releaseänderungen (Software-Version 1.0.120)	15.10.24	1.0.120

3. Programmstart und Anmeldung

Die hier beschreibene Anmeldung setzt eine einmalige Registrierung in arveo secom voraus.

Sofern Sie sich noch nicht registriert haben, wechseln Sie bitte in das Kapitel Registrierung. Zur Anmeldung an arveo secom wird der entsprechende Link https://app.arveo-secom.de im Browser geöffnet.

3.1. Anmeldung

Rufen Sie die URL https://app.arveo-secom.de auf.

Abbildung 1. Anmeldemaske des Webclients

Zum Anmelden werden die E-Mail Adresse und das Passwort des Benutzers benötigt. Achten Sie dabei auf Groß- und Kleinschreibung. Die Anmeldung an arveo secom erfordert eine zwei Faktor Authentifizierung. Als erster Faktor dienen die E-Mail Adresse des Benutzers und ein im Rahmen der Registrierung festgelegtes Passwort. Für den zweiten Faktor muss der Nutzer im Zuge der Registrierung eine TOTP kompatible Smartphone App bei arveo secom registrieren. Hier stehen unterschiedliche kostenlose Applikationen wie z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder FreeOTP zur Auswahl. Alternativ kann auch eine Hardwarelösung wie der Reiner SCT Authenticator für die Generierung des zweiten Faktors verwendet werden.

Nach Eingabe von E-Mail Adresse und Passwort wird der zweite Faktor zur Anmeldung abgefragt. Dieser muss über die bei der Registrierung konfigurierte Smartphone App erzeugt und in die untenstehende Maske eingegeben werden. Sind für den Account mehrere Smartphones konfiguriert, ist zunächst das verwendete Smartphone auszuwählen.

Abbildung 2. Abfrage des zweiten Faktors für die Anmeldung

Wurden die Zugangsdaten korrekt erfasst, öffnet sich arveo secom mit der Nachrichtenzentrale (siehe Kapitel Nachrichtenzentrale). Andernfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Abbildung 3. Loginfehler in der Anmeldemaske bei fehlerhaften Eingaben

3.2. Passwort zurücksetzen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses über den Link „Passwort vergessen?“ in der Loginmaske zurücksetzen. Sie müssen dann zunächst Ihre E-Mail Adresse erfassen und erhalten eine E-Mail mit folgendem Text:

Es wurde eine Änderung der Anmeldeinformationen für Ihren Account arveo secom angefordert. Wenn Sie diese Änderung beantragt haben, klicken Sie auf den unten stehenden Link.

<<Link zum Zurücksetzen von Anmeldeinformationen>>

Die Gültigkeit des Links wird in 5 Minuten verfallen.
Sollten Sie keine Änderung vollziehen wollen können Sie diese Nachricht ignorieren und an Ihrem Account wird nichts geändert.

Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf den zweiten Faktor haben, wenden Sie sich an den Support (support@arveo-secom.de).

Folgen Sie diesem Link, wird folgende Maske aufgeblendet, über die Sie Ihr Passwort zurücksetzen können:

Abbildung 4. Passwort zurücksetzen

4. Nachrichtenzentrale

Nach der erfolgreichen Anmeldung an arveo secom wird der Benutzer zur Nachrichtenzentrale geleitet:

Abbildung 5. Die Nachrichtenzentrale

Die Nachrichtenzentrale bietet einen zentralen Überblick über alle eingegangenen und ausgehenden Nachrichten. Sie ist vom Aufbau her gängigen eMail Clients nachempfunden.

Im linken Teil der Nachrichtenzentrale werden Ordner angezeigt, die zur Strukturierung der Nachrichten dienen. Darunter wird eine Nutzungsstatistik angezeigt.

Den Hauptteil der Nachrichtenzentrale bildet die Nachrichtenliste, die eine Übersicht über alle Nachrichten eines Ordners anzeigt und es erlaubt einzelne Nachrichten einzusehen.

Im oberen Bereich der Nachrichtenzentrale wird eine Toolbar angezeigt, über die weitere Funktionen erreichbar sind.

Die Fußleiste schließlich enthält Links zum Impressum, zur Datenschutzerklärung und zum Benutzerhandbuch.

Die Funktionsbereiche Ordner, Nachrichtenliste und Toolbar werden in den folgenden Kapiteln im Detail beschrieben.

4.1. Ordner

4.1.1. Feste Ordner

Im linken Teil der Nachrichtenzentrale werden die folgenden Ordner angezeigt:

Posteingang: Der Posteingang zeigt alle eingehenden Nachrichten an. Diese werden nach der Anmeldung an arveo secom automatisch aktualisiert. Weitere Aktualisierungen können manuell über den Button ausgelöst werden.
Entwürfe: Dieser Ordner enthält neue Nachrichten, die vom Benutzer angelegt, aber noch nicht verschickt wurden.
Postausgang: Solange eine Nachricht gesendet wird aber noch nicht erfolgreich verschickt wurde, befindet sie sich im Ordner Postausgang. Wurde der Versand erfolgreich abgeschlossen, wird die Nachricht automatisch in den Ordner „Gesendet“ verschoben.
Gesendet: Dieser Ordner enthält alle erfolgreich gesendeten Nachrichten.
Gelöscht: arveo secom verfügt über ein zweistufiges Löschkonzept. Gelöschte Nachrichten werden zunächst im Ordner „Gelöscht“ angezeigt. Werden sie hier auch gelöscht, werden sie nach einer Sicherheitsabfrage unwiederbringlich gelöscht. Hierbei sind ggf. bestehende Aufbewahrungsfristen vom Nutzer zu beachten. Neben jedem Ordner wird die Anzahl der im Ordner enthaltenen Nachrichten angezeigt, sobald dieser ausgewählt wird.

4.1.2. Benutzerspezifische Ordner

Neben den zuvor beschriebenen fest definierten Ordnern bietet arveo secom dem Benutzer die Möglichkeit, eigene Ordner anzulegen. Dies ist über das „+“ Symbol neben "Eigene Ordner" möglich:

Abbildung 6. Die Ordnerverwaltung

Jeder Ordner kann mit einem beliebigen Namen versehen werden (z.B. dem Namen eines Klienten oder eines Kunden).

Nach Anklicken der drei Punkte neben jedem Ordner erscheint ein Zusatzmenü, über das folgende Operationen durchgeführt werden können:

umbenennen des Ordners
löschen des Ordners
Anlage eines Unterordners unterhalb des gewählten Ordners
verschieben des Ordners

Abbildung 7. Die Ordnerpflege

Wird ein Ordner gelöscht, werden auch alle enthaltenen Nachrichten gelöscht (d.h. in den Ordner „Gelöscht“ verschoben). Es erscheint eine entsprechende Sicherheitsabfrage.

Über den Menüpunkt "Unterordner anlegen" kann ein Ordner unterhalb des selektierten Ordners angelegt und so eine Ordnerhierarchie erzeugt werden.

Bei der Anlage von Unterordnern ist zu beachten, dass arveo secom eine maximale Schachtelungstiefe von fünf Unterebenen unterstützt.

Beim Aufruf des Menüpunktes „Verschieben“ wird die folgende Maske aufgeblendet:

Über diese Maske kann der Benutzer auswählen, in welchen Ordner verschoben werden soll. Verschoben wird hierbei der Ordner incl. seiner Unterstruktur (Dokumente und Unterordner). Der Zielordner der Verschiebeoperation kann hier auch über „Ordner suchen…“ gesucht werden. Wurde ein Zielordner selektiert, wird der Button „IN AUSGEWÄHLTEN ORDNER VERSCHIEBEN“ aktiv, über den die Verschiebeoperation ausgelöst werden kann.

Ein Verschieben ist nur dann möglich, wenn hierdurch die maximale Schachtelungstiefe von fünf Unterordnern nicht überschritten wird.

Nachrichten aus beliebigen anderen Ordnern mit Ausnahme der Ordner „Entwürfe“ und „Postausgang“ können in benutzerspezifische Ordner, sowie in den Ordner „Gelöscht“ per Drag&Drop verschoben werden. Hierzu wird die betroffene Nachricht am Verschiebesymbol button verschiebesymbol in den Zielorder geschoben. Sollen mehrere Nachrichten zugleich verschoben werden, sind diese zunächst über die voranstehende Checkbox zu selektieren button voranstehende checkbox . Die selektierte Nachrichtengruppe kann dann durch Verschieben einer Nachricht aus dieser Gruppe verschoben werden.

Während des Verschiebevorgangs werden eigene und fremde Aktenzeichen der verschobenen Nachrichten zur Orientierung angezeigt. Ist das Verschiebeziel unzulässig, wird dies durch ein Verbotszeichen visualisiert – andernfalls wird eine aufnehmende Ablage angezeigt.

4.2. Nutzungsstatistik

arveo secom unterstützt mehrere Tarife, die sich in Bezug auf den verwendbaren Speicherplatz und die Anzahl versendbarer Nachrichten pro Monat unterscheiden. Der aktuelle Verbrauch in Bezug auf Speicherplatz und versendete Nachrichten wird am unteren linken Bildschirmrand angezeigt.

Abbildung 8. Die Nutzungsstatistik

Die Zahlen auf der rechten Seite (hier 30GB und 100 Nachrichten) entsprechen dabei dem gebuchten Tarif. Die Zahlen auf der linken Seite zeigen den aktuellen Verbrauch, der auch im darunterliegenden Füllstandsbalken angezeigt wird.

Wurde die Signaturintegration aktiviert (siehe Kapitel Signaturintegration), wird zusätzlich zu den o.g. Informationen die Anzahl der im aktuellen Monat angebrachten Signaturen in der Nutzungsstatistik angezeigt.

Abbildung 9. Statistik Signaturen

4.3. Nachrichtenliste

4.3.1. Übersicht

Das Zentrum der Nachrichtenzentrale bildet eine Übersicht über die im selektierten Ordner enthaltenen Nachrichten. Ungelesene Nachrichten werden hierbei in Fettschrift dargestellt und gelesene Nachrichten in Normalschrift.

Abbildung 10. Die Nachrichtenliste

Zu jeder Nachricht werden hier folgende Informationen angezeigt:

Eine Checkbox , über die mehrere Nachrichten zugleich selektiert werden können. Sollen alle Nachrichten selektiert werden, ist dies über die Checkbox oberhalb der Nachrichtenliste möglich. Über eine Mehrfachselektion können mehrere Nachrichten zugleich gelöscht oder verschoben werden.
Das Verschiebesymbol . An diesem Symbol können Nachrichten per Drag&Drop in benutzerdefinierte Ordner verschoben werden.
Ein Statusicon, das über den Empfangs- / Versandstatus der Nachricht informiert. Folgende Status werden hier unterschieden:
1. Keine Markierung: Eingehende Nachricht, die nicht beantwortet wurde
2. Eingehende Nachricht, die beantwortet wurde
3. Nachricht, die erfolgreich an den Intermediär des Empfängers übergeben wurde (ein Haken)
4. Ausgehende Nachricht, die der Empfänger von seinem Intermediär abgeholt hat
5. Nachricht, deren Versand fehlgeschlagen ist
Das eEB: Eine Information, ob zu der Nachricht ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert wurde (siehe Kapitel Empfangsbekenntnis)
Das Datum mit Zeitstempel, zu dem die Nachricht empfangen (eingehende Nachricht) bzw. versendet (ausgehende Nachricht) oder erstellt (Entwurf) wurde.
Von (eingehende Nachrichten) bzw. An (empfangene Nachrichten) oder kombiniertes Feld Von/An (gelöschte Nachrichten und benutzerspezifische Ordner): Der Name des Absenders bzw. Empfängers
Das eigene Aktenzeichen zur Nachricht
Das Aktenzeichen des Empfängers
Die Sendungspriorität
Das Sachgebiet
Ein Löschsymbol , über das einzelne Nachrichten gelöscht werden können.

Oberhalb der Nachrichtenliste befindet sich ein Filter. Über diesen Filter kann die Nachrichtenliste nach Adressaten, eigenem und fremdem Aktenzeichen gefiltert werden.

Abbildung 11. Der Nachrichtenfilter

Im Rechten unteren Bereich wird die Anzahl der aktuell angezeigten Nachrichten, sowie die Gesamtanzahl Nachrichten im Postkorb angezeigt.

Nachrichtenanzahl in der Nachrichtenliste b

Abbildung 12. Nachrichtenanzahl in der Nachrichtenliste

4.3.2. Nachrichtenansicht

Nach der Selektion einer Nachricht in der Nachrichtenliste werden Detailinformationen zur Nachricht angezeigt.

Die Nachrichtenansicht umfasst diverse Registerkarten auf der linken Seite, sowie einen Dokumentenviewer, der eine Voransicht des selektierten Dokumentes anzeigt. Die vorhandenen Registerkarten und der Viewer werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

Registerkarten

Die zu einer Nachricht vorliegenden Informationen werden in zwei Registerkarten angezeigt.

Beispiel für den "Gesendet" Ordner:

Anhänge: Diese Registerkarte zeigt die Liste der Anhänge einer Nachricht an. Zu jedem Anhang werden folgende Daten angezeigt:
- Der Dateiname der Anlage
- Die Information, ob dieses Dokument für eine Akteneinsicht freigegeben ist
- Die Information, um welche Art von Bestandteil es sich bei dem Dokument handelt
- Die Dokumentklasse der Anlage
- Die Information, ob es sich bei dem Dokument um das Anschreiben der Nachricht handelt. Pro Nachricht kann der Absender optional eines der enthaltenen Dokumente als Anschreiben markieren.
- Das Format der Anlage (z.B. PDF)
- Die Information, wann die Anlage zuletzt geändert wurde
- Die Größe der Anlage (=belegter Speicherplatz)

Selektiert der Benutzer eine Anlage, so wird eine Voransicht der selektierten Anlage im Viewer angezeigt, insofern es sich um ein PDF Dokument handelt.

Über den Button button download können Anlagen heruntergeladen werden.

Laufzettel (nur gesendete Nachrichten): Zeigt die Sendebestätigung zu versendeten Nachrichten an
Prüfvermerk (nur empfangene Nachrichten): Zeigt einen Prüfvermerk für die empfangene Nachricht an

Dokumentenviewer

Der Dokumentenviewer zeigt eine Voransicht der selektierten Anlage an.

Über die Toolbar des Dokumentenviewers sind folgende Informationen und Funktionalitäten zugänglich:

Abbildung 13. Toolbar des Dokumentenviewers

Erlaubt eine Umschaltung zwischen zwei Sichten:
- Die Standardansicht nutzt die volle Anzeigefläche des Viewers zur Darstellung des Dokumentes
- Die zweite Ansicht zeigt auf der linken Seite Thumbnails der Seiten des Dokumentes an, so dass eine schnelle Navigation zu anderen Seiten möglich ist
Die Lupe erlaubt eine Suche im Dokument
Die Anzeige zeigt die aktuelle Seitenposition im Dokument sowie die Gesamtanzahl der Seiten des Dokumentes an
Die Schaltflächen erlauben eine Vergrößerung / Verkleinerung der Dokumentansicht. Dies ist alternativ auch über die üblichen Gesten / Mausaktionen möglich
Der Verschiebebutton schaltet den Mauscursor in den Verschiebemodus (Hand). So können die angezeigten Seiten mit der Maus weitergeschoben werden
Die Buttons rotieren die Dokumentansicht in die angezeigte Richtung
Der Button erlaubt es, das angezeigte Dokument (Preview) herunterzuladen
Über den Button kann das angezeigte Dokument gedruckt werden
Der Button öffnet eine Vollansicht des Dokumentes in einer separaten Registerkarte
Der Button schließt den Dokumentenviewer
Export einzelner Nachrichten
Drucken

4.4. Toolbar

Die Toolbar der Nachrichtenzentrale umfasst folgende Schaltflächen:

Abbildung 14. Schaltflächen in der Toolbar

Die von diesen Schaltflächen ausgelösten Funktionalitäten werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

4.4.1. Empfangen

Die Schaltfläche „Empfangen“ (1) löst eine manuelle Aktualisierung der Nachrichtenliste aus. arveo secom ruft diese Nachrichten vom Intermediär ab.

4.4.2. Neue Nachricht

Die Schaltfläche „Neue Nachricht“ (2) verzweigt in die Registerkarte zur Erstellung einer neuen Nachricht (siehe Kapitel Erstellung neue Nachrichten).

Die folgenden, mittig angeordneten Schaltflächen, werden nur aktiv, wenn eine Nachricht ausgewählt ist.

4.4.3. Antworten

Die Schaltfläche „Antworten“ (4) erstellt eine Antwort zu der selektierten Nachricht. Analog zu „Neue Nachricht“ wird in die Registerkarte zur Erstellung einer neuen Nachricht verzweigt (siehe Kapitel Erstellung neue Nachrichten).

4.4.4. Weiterleiten via eMail

Die Schaltfläche „Weiterleiten via eMail“ (3) erlaubt es, die aktuell selektierte Nachricht per eMail an eine beliebige E-Mail Adresse weiterzuleiten. Es erscheint der folgende Auswahldialog:

Weiterleitung einer Nachricht via eMail b

Abbildung 15. Weiterleitung einer Nachricht via eMail

Hier kann der Benutzer zunächst auswählen, welche Bestandteile der Nachricht per eMail verschickt werden sollen. Vorausgewählt ist hier immer ein Versand der Anhänge. Optional können zusätzlich die verfügbaren Begleitdokumente selektiert werden. Sollen nur bestimmte Anhänge einer Nachricht per eMail verschickt werden, kann das Register "Dokumente auswählen" geöffnet werden. Die Anhänge der Nachricht können dann einzeln für die Weiterleitung selektiert werden.

Im Anschluss kann der Benutzer die eMail Adressen von Empfänger, CC und BCC Empfänger vorgeben, sowie einen Nachrichtentext verfassen. Die verwendeten eMail Adressen werden im Browser gespeichert und bei künftigen eMail Weiterleitung als Vorschlagsliste angeboten, um die Eingabe zu erleichtern. Vorschläge werden angeboten, sobald der erste Buchstabe der eMail Adresse eingegeben wurde:

Nicht benötigte Vorschläge können aus der Vorschlagsliste über die Papierkorbschaltfläche gelöscht werden.

Der Betreff der Nachricht wird automatisch mit einem Standardtext vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden. Nach der Bestätigung über den Button „Senden“ wird eine neue E-Mail an die eingegebenen Adressaten mit dem vorgegebenen Betreff und Nachrichtentext erstellt, die die ausgewählten Bestandteile der Nachricht als Anhänge enthält.

Bei einer Weiterleitung von EGVP-Nachrichten via E-Mail ist zu beachten, dass eMail Postfächer oft geringere Größenbeschränkungen im Vergleich zu EGVP-Postfächern haben.

4.4.5. Drucken

Die Schaltfläche „Drucken“ (5) druckt die selektierte Nachricht. Gedruckt werden können nur einzelne Nachrichten, d.h. diese Funktion ist nicht aktiv, wenn mehrere Nachrichten zugleich selektiert wurden.

Nach Betätigung der Schaltfläche zum Druck einer Nachricht kann der Benutzer zunächst auswählen, ob er nur die Anhänge der Nachricht oder auch den Laufzettel / die Sendebestätigung (nur für versendete Nachrichten verfügbar) bzw. den Prüfbericht (nur empfangene Nachrichten) drucken möchte. Sollen nur bestimmte Anhänge einer Nachricht gedruckt werden, können diese nach Ausklappen des Registers "Dokumente auswählen" selektiert werden.

Abbildung 16. Ausdruck von Nachrichten

Anschließend erstellt arveo secom ein Dokument, das alle selektierten Dokumente der Nachricht enthält und druckt dieses aus.

4.4.6. Exportieren

Die Schaltfläche „Exportieren“ (9) exportiert die selektierte Nachricht als ZIP-Archiv. Exportiert werden können nur einzelne Nachrichten, d.h. diese Funktion ist nicht aktiv, wenn mehrere Nachrichten zugleich selektiert wurden.

Nach Betätigung der Schaltfläche zum Export einer Nachricht kann der Benutzer zunächst auswählen, ob er nur die Anhänge der Nachricht oder auch den Laufzettel / die Sendebestätigung (nur für versendete Nachrichten verfügbar) bzw. den Prüfbericht (nur empfangene Nachrichten) und die technischen Begleitdokumente exportieren möchte. Sollen nur bestimmte Anhänge exportiert werden, können diese nach Ausklappen des Registers "Dokumente auswählen" selektiert werden.

Bei den technischen Begleitdokumenten handelt es sich um XML-Dokumente, die Teil der übertragenen Nachricht waren und im Zuge einer Nachweisführung von Interesse sein könnten.

Neben der Auswahl der zu exportierenden Dateien kann der Benutzer einen Dateinamen für die Exportdatei vergeben. Der Dateiname ist vorbelegt mit:

Nachricht_<Aktenzeichen>_<Datum/Zeitstempel>

Zudem kann optional ein Passwort vergeben werden, mit dem die erstellte ZIP Datei verschlüsselt werden soll.

Abbildung 17. Export von Nachrichten

Nach Bestätigung der Eingabemaske erzeugt arveo secom eine ZIP-Datei mit den ausgewählten Dokumenten und startet den Download dieser Datei.

4.4.7. Löschen

Die Schaltfläche „Löschen“ (6) löscht die selektierten Nachrichten im Sinne des zweistufigen Löschkonzeptes von arveo secom, d.h. die Nachrichten werden in den Ordner „Gelöscht“ verschoben.

4.4.8. Adressbuch

Die Schaltfläche „Adressbuch“ (7) öffnet das Adressbuch in einer neuen Registerkarte (siehe Kapitel Nachrichten: Adressbuch)

4.4.9. Protokoll

Die Schaltfläche „Protokoll“ (8) öffnet die Protokollierung in einer neuen Registerkarte (siehe Kapitel Nachrichten: Protokollierung).

4.4.10. Globale Nachrichtensuche

Über die „globale Nachrichtensuche“ (10) können Nachrichten gesucht werden. Im Gegensatz zum Filter in der Nachrichtenübersicht, können über die globale Nachrichtensuche Nachrichten über die gesamte Applikation gesucht werden, unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich aktuell befinden (siehe Kapitel Nachrichten: Globale Suche).

4.4.11. Benutzerinformationen

Mit einem Klick auf das Benutzericon (11) werden Informationen zum Benutzer angezeigt (siehe Kapitel Benutzerinformationen).

4.4.12. Kontoverwaltung

Über das Icon (12) wird die Kontoverwaltung aufgerufen. Hier können Informationen zum Benutzerkonto eingesehen und Einstellungen vorgenommen werden (siehe Kapitel Benutzer: Kontoverwaltung).

4.4.13. Systemmeldungen

arveo secom zeigt nach der Anmeldung automatisch aktuelle Systemmeldungen zu Neuerungen oder Störungen an. Über das Icon (13) kann eine Liste der aktuell gültigen Systemmeldungen zu jeder Zeit eingeblendet werden.

4.4.14. Anwendung verlassen

Über das Icon (14) kann arveo secom nach einer Sicherheitsabfrage verlassen werden. Die Abmeldung erfolgt somit über den Abmeldeknopf oben rechts. Beim Betätigen dieser Schaltfläche erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Falls die Abmeldung nicht durchgeführt werden soll, kann diese noch abgebrochen werden.

Abbildung 18. Schalter zum Abmelden

5. Nachrichten: Erstellung

Über die Icons „Neue Nachricht“ oder „Antworten“ gelangt der User in eine neue Registerkarte von arveo secom, die das Verfassen einer neuen Nachricht erlaubt:

Abbildung 19. Erstellung neuer Nachrichten

Zu jeder neuen Nachricht müssen gewisse Metadaten erfasst werden, die es dem Empfänger erlauben, die Nachricht in den zugehörigen Kontext einzuordnen.

Die Inhalte einer Nachricht werden in den Dokumenten übertragen, die der Nachricht hinzugefügt werden.

5.1. Metadaten von Nachrichten

Im Falle von „Antworten“ werden folgende Metadatenfelder vorbelegt:

An wird mit dem Absender der beantworteten Nachricht vorbelegt
Sachgebiet wird mit dem Sachgebiet der beantworteten Nachricht vorbelegt
Aktenzeichen wird mit dem Aktenzeichen Empfänger der beantworteten Nachricht vorbelegt
Aktenzeichen Empfänger wird mit dem Aktenzeichen der beantworteten Nachricht vorbelegt

Im Falle des Aufrufs über „Neue Nachricht“, sind alle Felder leer.

Unter „An“ ist der Name des Empfängers zu erfassen. Generell können nur Empfänger adressiert werden, die im Adressverzeichnis der Justiz, dem SAFE-Verzeichnis (Secure Access to Federated E-Justice/Government) verzeichnet sind. arveo secom bietet drei Möglichkeiten der Empfängereingabe:

Auswahl aus dem Adresscache: Der Name des Empfängers kann manuell erfasst werden. Ab dem zweiten eingegebenen Buchstaben schlägt arveo secom mögliche Adressaten vor, deren Name im SAFE-Verzeichnis mit den eingegebenen Buchstaben beginnt und die bereits zuvor über arveo secom adressiert wurden.
Auswahl aus der Favoritenliste des Benutzers: Häufig benötigte Adressen können in einer Favoritenliste gespeichert werden (siehe Kapitel Adressbuch für Details). Hierzu ist die Registerkarte Favoriten zu öffnen:

Abbildung 20. Auswahl einer Adresse aus der Favoritenliste

Es erscheint eine Auswahlmaske. Über die Suchfelder im oberen Bereich der Maske können die gespeicherten Favoriten nach Name, Stadt, Postleitzahl und Bundesland gefiltert werden. Über das Zeichen am Ende jeder Zeile in der Trefferliste kann der jeweilige Eintrag in das Adressfeld übernommen werden.
Auswahl aus dem SAFE Verzeichnis: Über die Registerkarte „Erweiterte Suche“ wird direkt im SAFE Verzeichnis der Justiz gesucht.

Abbildung 21. Auswahl einer Adresse aus dem SAFE Verzeichnis

Suche und Übernahme erfolgen analog zur Auswahl aus der Favoritenliste.

Jede Nachricht kann nur an einen Empfänger adressiert werden. Eine Adressierung einer Nachricht an mehrere Empfänger zugleich ist nicht möglich.

Um den Kontext einer Nachricht für den Empfänger deutlich zu machen, können folgende Zusatzinformationen zu einer Nachricht erfasst werden:

Das Sachgebiet. Die von der Justiz unterstützten Sachgebiete werden in einer Auswahlliste angezeigt Eine Auswahl kann durch Auswahl aus den angezeigten Vorschlägen oder durch Eingabe des dreistelligen Sachgebietsschlüssels erfolgen. Die Anzahl der angezeigten Vorschläge kann durch eine Teilerfassung des Sachgebietsschlüssels oder des Sachgebietsnamens erfolgen (Beispiel: Nach Eingabe von „be“ werden nur Sachgebiete angezeigt, deren Name „be“ enthält.
Die Sendungspriorität. Analog zum Sachgebiet kann die Sendungspriorität aus einer Auswahlliste ausgewählt werden
Das Aktenzeichen des Absenders (Freitexteingabe)
Das Aktenzeichen des Empfängers (Freitexteingabe)

Das Aktenzeichen des Empfängers und das Sachgebiet sind hierbei Pflichtfelder.

5.2. Dokumente

Wesentlicher Bestandteil einer EGVP Nachricht sind die mit der Nachricht verschickten Dokumente.

5.2.1. Anschreiben

Häufig enthalten Nachrichten ein Anschreiben, das dem Empfänger einen Überblick über den Inhalt der Nachricht gibt. arveo secom unterstützt den Benutzer bei der Erstellung solcher Anschreiben.

Die Erstellung eines Anschreibens kann über die Schaltfläche button Anschreiben ausgelöst werden. Es öffnet sich die folgende Maske:

Hier können der Betreff und der Text des Anschreibens vorgegeben werden. Wurde im Vorfeld bereits ein Empfängeraktenzeichen und / oder ein eigenes Aktenzeichen gewählt, wird der Betreff der Nachricht mit diesen vorbelegt.

arveo secom fügt generierten Anschreiben automatisch Ihre im SAFE Verzeichnis der Justiz hinterlegte, offizielle Adresse als Absenderadresse hinzu. Wenn Sie stattdessen ein Anschreiben ohne Absenderangaben erstellen wollen, erreichen Sie dies durch Deaktivierung der Checkbox (1).

Über die Schaltfläche "Vorlagen" (2) kann die Vorlagenverwaltung für Anschreiben geöffnet werden:

Hier kann der unter "Nachricht" erfasste Text über die Schaltfläche "Nachricht als Vorlage speichern" als Vorlage für spätere Anschreiben in arveo secom unter einem frei definierbaren Namen gespeichert werden. Umgekehrt können bestehende Vorlagen über das Plus-Symbol button plus Anschreiben in die Nachricht übernommen oder über das Mülleimersymbol button muelleimer gelöscht werden.

Über die Schaltfläche "ANSCHREIBEN ERZEUGEN" (3) wird die Anschreibenerstellung abgeschlossen. arveo secom erzeugt automatisch ein PDF Dokument mit dem eingegebenen Betreff und Nachrichtentext und fügt dieses der Nachricht als Anschreiben hinzu.

Alternativ zur Nutzung der Anschreibenfunktionalität können Anschreiben auch außerhalb von arveo secom erstellt und der Nachricht als Anlage hinzugefügt werden (siehe folgendes Kapitel).

Jede Nachricht darf nur ein Anschreiben besitzen. Wenn Sie ein neues Anschreiben erstellen wollen, löschen Sie daher eventuell bereits vorhandene Anschreiben zuvor.

5.2.2. Anlagen

Hochladen von Dokumenten

Weitere Dokumente können als Anlage der Nachricht per Drag&Drop auf den Maskenbereich:

Abbildung 22. Dropzone zur Ergänzung von Anlagen

ergänzt werden. Alternativ erscheint nach Anklicken dieses Bereiches oder des Icons „Anhänge“ ein Dateiauswahldialog, über den ein oder mehrere Dokumente selektiert werden können, die nach Bestätigung des Dialogs zur Nachricht ergänzt werden.

Gemäß §2 ERVV Absatz 1 müssen elektronische Dokumente im Dateiformat PDF (PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/U) übermittelt werden. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF Version 6 übermittelt werden. Unabhängig von dieser Vorgabe akzeptieren manche Gerichte auch Worddokumente oder Textdateien. arveo secom erlaubt die Ergänzung folgender Nachrichtenformate:

PDF (*.pdf)
WORD (*.doc, *.docx)
TIFF (*.tif, *.tiff)
Text (ASCII, UNICODE und RTF) (*.txt, *.rtf, *.xml, *.eda, *.itr, *.tab, *.csv)
Zusätzlich sind Signaturdateien mit den Dateiendungen *.p7s, *.pkcs7 und *.cms erlaubt.

Der Kunde ist angehalten sicherzustellen, dass der Empfänger das verwendete Dateiformat akzeptiert.

Die Justiz hat Vorgaben erlassen, wie viele Anhänge eine Nachricht maximal haben darf und wie groß diese sein dürfen. Diese Vorgaben ändern sich von Zeit zu Zeit. Sie sind in arveo secom konfigurierbar und werden beim Hochladen von neuen Dokumenten überwacht (aktuell 1.000 Dokumente pro Nachricht, insgesamt maximal 200 MB pro Nachricht).

In Bezug auf die Dateinamen von Anhängen einer Nachricht gibt es folgende Einschränkungen:

In Dateinamen dürfen alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß genutzt werden. Umlaute werden von arveo secom zur Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen automatisch aufgelöst. Neben den genannten Zeichen dürfen alle Ziffern und die Zeichen "Unterstrich" und "Minus" als Trennzeichen genutzt werden. Leerzeichen sind nicht erlaubt. Punkte sind nur als Trenner zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig. Nur bei konkatenierten Dateinamensendungen, z.B. bei abgesetzten Signaturdateien, dürfen Punkte auch im Dateinamen genutzt werden (z.B. Dokument1.pdf.pkcs7).

Entspricht der Dateiname einer hochgeladenen Datei nicht diesen Anforderungen, wird eine entsprechende Fehlermeldung aufgeblendet.

Wurden Anhänge zu einer Nachricht ergänzt, werden diese In einer Dokumentliste unterhalb der Dropzone angezeigt:

Abbildung 23. Liste der Anhänge

Metadaten von Dokumenten

Zu jedem hochgeladenen Anhang werden folgende Informationen angezeigt:

Der Name des Anhangs
Die Information, ob dieses Dokument für eine Akteneinsicht freigegeben ist
Die Information, um welche Art von Nachrichtenbestandteil es sich bei dem Dokument handelt. Zur Auswahl stehen hier:
- 1 – Original oder
- 3 – Signaturdatei
  „Original“ ist hierbei vorausgewählt
Die Dokumentklasse des Dokumentes. Die Dokumentklasse wird mit "Andere / Sonstige" vorbelegt.
Die Information, ob es sich bei dem Dokument um ein Anschreiben handelt. Je ein Dokument innerhalb der Dokumentliste einer Nachricht kann als Anschreiben markiert werden, um dem Empfänger die Orientierung innerhalb der bereitgestellten Dokumente zu erleichtern.
Das Dateiformat des Anhangs
Der Zeitstempel, zu dem das Dokument geändert bzw. ergänzt wurde
Die Größe des Dokumentes in KB

Die Angaben „Bestandteil“, „Dokumentklasse“, „Akteneinsicht“ und „Anschreiben“ können direkt in der Dokumentenliste geändert werden (Auswahllisten, zugänglich über „…“ bzw. Checkboxen). Alle anderen Angaben werden automatisch gefüllt und sind nicht änderbar.

Über das Mülleimersymbol button muelleimer können ergänzte Anhänge wieder entfernt werden.

Verwendung externer Strukturdatensätze

Wird eine Nachricht über arveo secom erstellt, erzeugt arveo secom automatisch gemäß den Vorgaben des elektronischen Rechtsverkehrs einen Strukturdatensatz xjustiz_nachricht.xml, der alle Metadaten der Nachricht wie Adressat, Aktenzeichen, etc., und eine Liste der mit der Nachricht verschickten Dokumente und deren Metadaten enthält. Einige Fachverfahren erzeugen selbst Nachrichten und die zugehörigen Strukturdatensätze. Ein Beispiel ist das Onlineportal des Schutzschriftenregisters. arveo secom unterstützt auch den rechtssicheren Versand solcher extern erzeugter Nachrichten / Strukturdatensätze über das eBO.

Hierzu wird in arveo secom zunächst eine neue Nachricht erstellt. Dieser Nachricht wird dann der extern erzeugte Strukturdatensatz xjustiz_nachricht.xml als Anlage hinzugefügt. arveo secom erkennt den extern erzeugten Strukturdatensatz und blendet folgende Meldung auf:

Abbildung 24. Meldung externer Strukturdatensatz

Alle Metadatenfelder der Nachricht werden deaktiviert, da diese durch den Inhalt des externen Strukturdatensatzes festgelegt werden. arveo secom übernimmt den Adressaten und das Aktenzeichen aus dem hochgeladenen Strukturdatensatz. Im Anschluss an den Strukturdatensatz müssen die zugehörigen Anlagen der Nachricht in arveo secom hochgeladen werden.

Es ist wichtig, dass alle Anlagen, die in der externen Anwendung im Zuge der Erzeugung des Strukturdatensatzes angegeben wurden, auch als Anlagen der Nachricht in arveo secom hinzugefügt werden. Hierbei dürfen die Dateinamen nicht verändert werden, da ansonsten der Versand scheitert. Zudem dürfen auch keine Dateien hinzugefügt werden. In arveo secom angegebene Metadaten der Dokumente wie „Dokumentklasse“ werden beim Versand ignoriert, da der externe Strukturdatensatz, der solche Informationen bereits enthält, unverändert weitergereicht wird.

Wurden der externe Strukturdatensatz und die zugehörigen Anlagen hochgeladen, kann die Nachricht wir jede andere Nachricht auch gespeichert oder verschickt werden.

Signieren von Dokumenten

Wurde die Signaturintegration gebucht und eingerichtet (siehe Kapitel Signaturintegration), wird die Dokumentliste bei der Erstellung einer neuen Nachricht oder Antwort um ein Signaturicon erweitert:

Abbildung 25. Dokument signieren

Klickt der Benutzer auf dieses Signaturicon, so prüft arveo secom zunächst den im System hinterlegten sign-me Account. Ist dieser nicht für Signaturen nutzbar, empfiehlt sich eine Prüfung des Accounts über die Kontoverwaltung. Ist der hinterlegte Account nutzbar, wird der Benutzer automatisch auf eine D-Trust sign-me Seite geleitet, an der er sich zunächst mit seinen D-Trust Zugangsdaten anmelden muss. Sein Benutzername wird hierbei mit dem in arveo secom hinterlegten Account vorbelegt, d.h. lediglich das Passwort muss ergänzt werden.

Abbildung 26. Anmeldung an sign-me

Nach der Anmeldung bei sign-me wird folgende Maske angezeigt:

Abbildung 27. Signatur bestätigen

Hier müssen drei Schritte zur Bestätigung der Signatur absolviert werden:

Zunächst muss eine TAN als zweiten Faktor angefordert werden, die per SMS an die bei D-Trust hinterlegte Mobilfunknummer gesendet wird
Die angeforderte TAN muss eingegeben werden
Die Signatur muss über den Button „Signieren“ bestätigt werden

Nach der Bestätigung der Signatur in sign-me wird der Benutzer automatisch zu arveo-secom zurückgeleitet. Das Icon zur Anbringung der Signatur in arveo secom wird dann in ein Statusicon signatur icon umgewandelt, das zeigt, dass das Dokument signiert ist.

Signiert werden können alle Dokumente mit Ausnahme von Signaturdateien (Bestandteil „003 Signaturdatei“). Bei PDF Dokumenten wird die Signatur in das Dokument integriert, d.h. in arveo secom wird eine neue, signierte Version des Dokumentes abgelegt. Handelt es sich bei dem signierten Dokument nicht um ein PDF Dokument, wird eine abgesetzte Signaturdatei als zusätzliches Dokument der Nachricht erzeugt. Dieses zusätzliche Dokument wird mit als Bestandteil „003 Signaturdatei“ angelegt. Auch hier wird die signierte Datei analog zu PDF Dokumenten über ein Icon als signiert angezeigt.

Jede angebrachte Signatur wird im Benutzerprotokoll protokolliert. Zudem ist die Anzahl der im laufenden Monat angebrachten Signaturen (durch den Postfacheigentümer oder ggf. konfigurierte Mitbenutzer) in der Nutzerstatistik ersichtlich (siehe Nutzungsstatistik).

Passwortgeschützte Dokumente können nicht signiert werden. Bitte entfernen Sie einen eventuell vorhandenen Passwortschutz, bevor Sie Ihr Dokument in arveo secom hochladen und signieren.

Abbildung 28. Neue Nachricht mit Anhängen

Wurde die Erfassung einer neuen Nachricht abgeschlossen, kann sie über das Icon "Senden" (1) verschickt werden. Dieses wird erst aktiv, wenn alle erforderlichen Informationen erfasst wurden. Alternativ kann die Nachricht auch zunächst über das Icon "Speichern" zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden. Zwischengespeicherte Nachrichten (2) werden im Ordner „Entwürfe“ abgelegt.

Da die Maske zur Erstellung neuer Nachrichten als Registerkarte geöffnet wird, kann jederzeit über die Menüzeile in einen anderen Anwendungsbereich gewechselt werden, ohne die Nachrichtenerfassung zu beenden. Auch eine gleichzeitige Erfassung mehrerer Nachrichten in separaten Registerkarten ist möglich.

Über das Schließen Symbol „x“ können Registerkarten zur Erstellung von Nachrichten geschlossen werden. Wurden Eingaben getätigt, die noch nicht gespeichert wurden, erscheint beim Schließen der Maske eine Sicherheitsabfrage:

6. Nachrichten: Globale Suche

Über die globale Nachrichtensuche können Nachrichten über die gesamte Applikation gesucht werden, unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich aktuell befinden und ob es sich um versendete oder empfangene Nachrichten handelt.

6.1. Durchführung

Eine globale Nachrichtensuche wird über ein Suchfeld in der Toolbar von arveo secom ausgelöst. Gibt man in das Eingabefeld einen Suchbegriff ein und bestätigt die Eingabe mit Return, durchsucht arveo secom alle Nachrichtenordner nach Nachrichten, die den eingegebenen Suchbegriff in mindestens einem der folgenden Felder enthalten:

Aktenzeichen (Absender)
Aktenzeichen Empfänger
Von
An

Durch einen Klick auf das Symbol button globale nachrichtensuche wird eine Eingabemaske geöffnet, über die erweiterte Suchparameter erfasst werden können:

Abbildung 29. Erweiterte Suche

Folgende Suchparameter stehen hier zur Verfügung:

Nachrichtentyp: Über diese Auswahl kann die Suche optional auf empfangene oder gesendete Nachrichten beschränkt werden. Standardmäßig wird in allen Nachrichten gesucht.
Datum von/bis: Eingabe eines Zeitbereiches, in dem die gesuchte Nachricht empfangen bzw. versendet wurde.
Absender: Absender – Auswahl aus dem Adressspeicher, den Favoriten oder dem Adressbuch
Empfänger: Empfänger – Auswahl aus dem Adressspeicher, den Favoriten oder dem Adressbuch
Eigenes Aktenzeichen: Bei ausgehenden Nachrichten wird hier das Aktenzeichen des Absenders und bei empfangenen Nachrichten das Aktenzeichen des Empfängers angegeben.
Fremdes Aktenzeichen: Bei ausgehenden Nachrichten wird hier das Aktenzeichen des Empfängers und bei eingehenden Nachrichten das Aktenzeichen des Absenders angegeben.
Sachgebiet: Sachgebiet der Nachricht (Auswahlliste)
Sendungspriorität: Sendungspriorität der Nachricht (Auswahlliste)
eEB angefordert: Ist diese Checkbox ausgewählt, werden nur Nachrichten selektiert, zu denen ein eEB angefordert wurde. Zudem wird die Auswahlliste „eEB Status“ aktiv, die folgende Auswahlmöglichkeiten bietet:
- alle
- unbeantwortet
- bestätigt
- abgelehnt.

Die Auswahl „alle“ ist hierbei vorausgewählt.

Über den Button „Zurücksetzen“ werden alle Suchfelder zurückgesetzt. Über den Button „Suchen“ wird eine Suche mit den übergebenen Suchparametern ausgelöst.

6.2. Suchergebnisse

Die Suchergebnisse der globalen Nachrichtensuche werden in einer separaten Registerkarte mit dem Titel „Suchergebnisse“ dargestellt. Aufbau und Funktion der Ergebnisliste entsprechen hierbei der Nachrichtenliste (siehe Kapitel 4.2.4) mit den folgenden Abweichungen:

Die Trefferliste verfügt über eine zusätzliche Spalte „Ordner“. Diese zeigt den Ordner an, in dem sich die Nachricht derzeit befindet, d.h. Posteingang, Entwürfe, Postausgang, Gesendet, Gelöscht oder den Namen eines benutzerspezifischen Ordners.

7. Nachricht: Empfangsbekenntnis

7.1. Anzeige

Im Folgenden wird die Anzeige eines angeforderten Empfangsbekenntnisses beschrieben.

Die Justiz kann zu ausgewählten Dokumenten einer Nachricht ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) vom Empfänger anfordern.

Erhält ein Benutzer in arveo secom eine Nachricht, zu der ein eEB angefordert wurde, wird diese in der Nachrichtenliste durch einen gelbes Ausrufezeichen in der Spalte eEB markiert:

Abbildung 30. Nachrichten mit angefordertem Empfangsbekenntnis

Öffnet der Benutzer eine solche Nachricht, werden die Dokumente, zu denen das elektronische Empfangsbekenntnis angefordert wurde, ebenso durch ein gelbes Ausrufezeichen in der Spalte eEB markiert:

Abbildung 31. Dokument mit angefordertem eEB

7.2. Abgabe

Um auf die Anforderung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses zu antworten, klickt der Benutzer auf das gelbe Ausrufezeichen in der Spalte eEB. Es öffnet sich dann die folgende Registerkarte:

Abbildung 32. Abgabe elektronisches Empfangsbekenntnis

Hier werden angezeigt:

Das Geschäftszeichen des Absenders der Nachricht
Das Datum des eEBs (Tagesdatum)
Der Empfänger der Nachricht

Es können folgende Informationen erfasst werden:

Checkbox, dass der Empfänger für den Empfang legitimiert ist
Geschäftszeichen des Empfängers (vorbelegt mit dem Empfängergeschäftszeichen der Nachricht)
Checkbox, ob das eEB in Vertretung eingereicht wird. Wenn ja, Angabe des Vertreternamens
Entscheidung:
- Empfang bestätigen
- Empfangsbekenntnis ablehnen

Für Ablehnungen gibt es die Optionen:

Zustellungsempfänger nicht am Verfahren beteiligt
Inhalt der Sendung unklar oder unvollständig
Zertifikatsprüfung fehlgeschlagen

Zudem kann ein Störungsgrund manuell über ein Textfeld erfasst werden (optional). Die Eingabemaske kann über den Button “Absenden“ bestätigt werden. Wird die Registerkarte ohne absenden geschlossen, werden die Eingaben nach einer Sicherheitsabfrage „Wollen Sie das eEB verwerfen?“ verworfen.

7.3. Darstellung abgegebener eEB

Im Folgenden wird die Darstellung abgegebener Empfangsbekenntnisse beschrieben.

Wurde ein eEB bestätigt, wird dies durch ein grünes Ausrufezeichen in der Spalte eEB der Nachrichtenübersicht angezeigt. Die Ablehnung eines eEB wird durch ein rotes Ausrufezeichen signalisiert (siehe auch Abbildung "Nachrichten mit angefordertem Empfangsbekenntnis"). Entsprechend werden die Dokumente in der Nachricht markiert, zu denen das eEB angefordert wurde.

Analog wird das grüne (bestätigt) bzw. rote (abgelehnt) Ausrufezeichen auch in dem gesendeten eEB im Ordner „Gesendet“ angezeigt.

Klickt der Benutzer auf ein abgegebenes eEB (grünes oder rotes Ausrufezeichen), wird die Maske aus Abbildung 24 im read-only Modus angezeigt.

7.4. Ausstehende eEB

Beim Start von arveo secom holt das System automatisch alle neuen Nachrichten des Benutzers ab und prüft im Anschluss, ob der Posteingang unbeantwortete Anforderungen von elektronischen Empfangsbekenntnissen hat (gelbe Markierung). Ist dies der Fall, erscheint die Hinweismeldung:

Zu <Anzahl> Ihrer Nachrichten wurden elektronische Empfangsbekenntnisse angefordert. Bitte beantworten Sie diese zeitnah.

Siehe hierzu auch Abbildung "Nachrichten mit angefordertem Empfangsbekenntnis". Durch eine Sortierung über die Spalte eEB kann der Benutzer seine Nachrichtenliste gezielt nach Nachrichten mit unbeantworteten eEB sortieren. Zudem kann über die globale Suche in allen Ordnern nach eEB Anforderungen recherchiert werden.

8. Nachrichten: Adressbuch

Für den elektronischen Rechtsverkehr gibt es mit dem SAFE-Verzeichnis ein Adressbuch, das alle adressierbaren Empfänger enthält. Die arveo secom Adressverwaltung bietet die Möglichkeit, in diesem Verzeichnis zu recherchieren und häufig benötigte Adressen in eine Favoritenliste zu übernehmen.

Das arveo secom Adressbuch ist über das Toolbar Icon "Adressbuch" erreichbar:

Icon "Adressbuch"

Adressbuch 1

und öffnet sich als separate Registerkarte, die über das Schließen Symbol „x“ geschlossen werden kann. Es ist nicht möglich, mehrere Instanzen des Adressbuches gleichzeitig zu öffnen.

Abbildung 33. arveo secom Adressbuch

Im Menü des Adressbuches werden Datenquellen angezeigt, die für eine Adresssuche in Frage kommen. Dies sind:

Das SAFE-Verzeichnis der Justiz (vorausgewählt) und
Die persönlichen Favoriten des angemeldeten Benutzers

Über die Suchfelder:

Name
Vorname
Stadt
PLZ
Bundesland
Safe-ID

Kann der Nutzer Adressen im gewählten Adressverzeichnis suchen.

Die Safe-ID ist die eindeutige Kennung eines Adressbucheintrags im SAFE-Verzeichnis. Daher werden alle anderen Suchparameter bei der Eingabe einer SAFE-ID ignoriert.

Bei der Suche ist zu beachten, dass es in Bezug auf die Verwendung von Umlauten unterschiedliche Eintragungen im SAFE Verzeichnis gibt. So sind z.B. sowohl Einträge zur Stadt Münster als auch zu Muenster vorhanden. Da das Justizsystem Umlaute bei der Suche nicht automatisch auflöst, muss hier im Zweifel nach beiden Varianten gesucht werden.

In der Trefferliste der Suche werden folgende Daten angezeigt:

Name
Vorname
Stadt
PLZ
Bundesland

Im unteren rechten Rand der Trefferliste werden zudem die angezeigten Treffer und die Gesamtanzahl Treffer angezeigt.

Klickt man einen der Treffer an, werden alle verfügbaren Informationen zum selektierten Eintrag angezeigt. Dies sind zusätzlich zu den o.g. Angaben:

Titel
Anrede
Name / Firma
Alternative Organisation
Straße
PLZ
Ort
Bundesland
Mobiltelefon
Telefon
Nutzer-ID im SAFE-Verzeichnis
External-Id
Konto-Gruppe
Referenznummer
Rollen
Ort
Vermittlungs-URL (URL des zuständigen Intermediärs)
eMail
deMail
FAX

Der Stern button stern in der ersten Spalte der Trefferliste steuert, ob ein Adresseintrag im Favoritenorder abgelegt wird oder nicht. Ist der Stern ausgefüllt, handelt es sich um einen Favoriten – andernfalls nicht. Der Status kann per Mausklick umgeschaltet werden. Auf diese Weise können neue Favoriten ergänzt oder bestehende Favoriten entfernt werden.

Da das SAFE Verzeichnis Änderungen unterliegen kann, kann es passieren, dass die zu einem Favoriten gespeicherten Daten nicht mehr aktuell sind. Wird ein Eintrag aus der Favoritenliste in ein Adressfeld übernommen, prüft arveo secom daher automatisch, ob diese noch dem aktuellen SAFE Eintrag entsprechen. Ist dies nicht der Fall, wird der Eintrag in arveo secom automatisch mit den aktuellen Daten aus dem SAFE Verzeichnis aktualisiert.

9. Nachrichten: Protokollierung

Die Protokollierung von arveo secom ist über den Protokollbutton in der Toolbar erreichbar. Folgende Ereignisse werden protokolliert:

Löschung einer Nachricht
Übertragungsfehler beim Versand / Empfang einer Nachricht
Empfang einer Nachricht
Versand einer Nachricht
Das Anlegen und Löschen von Mitbenutzern

Das Protokoll wird in einer eigenen Registerkarte angezeigt:

Abbildung 34. arveo secom Protokoll

Folgende Informationen werden zu jedem Protokolleintrag angezeigt:

Das Erstellungsdatum des Protokolleintrags mit Datum und Zeitstempel
Eine Beschreibung der protokollierten Aktion (z.B. Nachricht gelöscht)
Der Name des Empfängers der betroffenen Nachricht
Der Name des Absenders der betroffenen Nachricht
Der Akteur (Hauptbenutzer oder Mitbenutzer), der die Aktion ausgeführt hat

Über einen Suchfilter können die angezeigten Protokolleinträge auf die gewünschten Einträge beschränkt werden. Wird ein Protokolleintrag angeklickt, werden Detailinformationen zu dem Eintrag angezeigt:

Abbildung 35. Detailinformationen Protokolleintrag

Folgende ergänzende Informationen werden hier angezeigt:

Die Nachrichten ID in arveo secom (kann im Supportfall wichtig sein)
Das Aktenzeichen des Empfängers der Nachricht
Das Aktenzeichen des Absenders der Nachricht
Technische Beschreibung (die im Supportfall wichtig sein kann).
Die EGVP Nachrichten ID (kann im Supportfall für die Justiz wichtig sein)
Die SAFE-ID des Empfängers (technische ID des Empfängers im Adressverzeichnis der Justiz)
Die SAFE ID des Absenders (technische ID des Absenders im Adressverzeichnis der Justiz)

Über den Button "Export" kann das Benutzerprotokoll exportiert werden. Hierbei ist zunächst eine Auswahl der zu exportierenden Protokolleinträge zu treffen:

Abbildung 36. Auswahl Protokollexport

Anschließend erstellt arveo secom eine CSV Datei mit den gewünschten Einträgen.

Um einen Nachweis zu erstellen, welche Benutzer wann Zugriff auf das Postfach hatten, können Sie z.B. alle Protokolleinträge vom Typ "Mitbenutzerpflege" exportieren.

10. Benutzer: Kontoverwaltung

Die Kontoverwaltung ist über das Zahnradicon in der oberen rechten Ecke der Hauptmaske erreichbar:

Abbildung 37. Icon zum Aufruf der Kontoverwaltung

Über die Kontoverwaltung sind für den Postfacheigentümer ^[1] folgende Funktionalitäten zugänglich:

Abbildung 38. Menüs der Kontoverwaltung

Tarif: Hier kann der Benutzer seinen derzeitigen Tarif einsehen oder in einen höheren oder niedrigeren Tarif wechseln
Zusatzleistungen: Hier kann der Benutzer Zusatzleistungen buchen. Folgende Zusatzleistungen.Je nch Tarif stehen folgende Zusatzleistungen zur Auswahl:
- Message upgrade: Über die Zusatzleistung Message upgrade kann ein zusätzliches Nachrichtenkontingent gebucht werden, falls das Nachrichtenkontingent für den aktuellen Monat ausgeschöpft ist und weitere Nachrichten versendet werden müssen. Bei einem dauerhaft höheren Bedarf, wird ein Wechsel in einen höheren Tarif empfohlen
- Mitbenutzer: Wenn Ihr Tarif das Mitbenutzer Feature unterstützt (z.B. der Tarif ‚business‘ bietet dies), können sie weiteren Benutzern Zugriff auf Ihr pPostfach geben. Diese können Sie über das Menü Mitbenutzer konfigurieren.
- Signaturintegration: Bietet Ihr Tarif eine Signaturintegration (z.B. der Tarif ‚business‘ bietet dies), könne Sie dieses über das Menü Signaturintegration buchen und konfigurieren.
Rechnungen: Hier erhält der Kunde eine Übersicht über alle Rechnungen Zahlungstransaktionen zu seinem Zugang und deren Zahlungsstatus
Zahlungsdaten: Her kann der Kunde seine aktuellen Zahlungsdaten einsehen oder ändern
Kündigung: Hier kann der Benutzer seinen Zugang kündigen oder eingereichte Kündigungen stornieren
Benutzerdaten bearbeiten: Anpassung der persönlichen Daten und der Zugangsdaten
Persönliche Einstellungen: Hier können persönliche Einstellungen für das arveo secom Postfach konfiguriert werden. So ist einstellbar, ob arveo secom den Benutzer automatisch über neue EGVP Nachrichten informieren soll und ob Rechnungen automatisch auch per eMail an den konfigurierten Rechnungsempfänger adressiert werden sollen.
Supportinformation: Kontaktinformationen zum arveo secom Support
Versionsinformation: Eine Information zur verwendeten Version von arveo secom wird ausgegeben

Diese Funktionalitäten werden in den folgenden Unterkapiteln im Detail beschrieben.

Mit Aufruf der Kontoverwaltung wird das Icon aus Abbildung 35 durch das Icon button home ersetzt, über das der Benutzer zurück in die Nachrichtenzentrale gelangt.

10.1. Tarif und Tarifwechsel

In der Maske „Tarif“ wird dem Benutzer sein aktuell gebuchter Tarif angezeigt:

Abbildung 39. Tarif anzeigen und ändern

Zudem hat der Benutzer die Möglichkeit, seinen aktuellen Tarif zu ändern. Details zum Tarifwechsel werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

10.1.1. Fristen für Tarifwechsel

Benutzer können jederzeit in einen höheren (=teureren) Tarif wechseln. Die anteiligen Zusatzkosten für den laufenden Monat werden mit der nächsten Monatsrechnung in Rechnung gestellt.

Ein Wechsel in einen niedrigeren (=günstigeren) Tarif ist immer nur zum nächsten Monatsersten möglich.

Beispiel:
Bucht ein Kunde zum 01.01.2024 ein neues eBO mit Tarif „basic“ und entscheidet sich am 01.02.2024 dazu in den „starter“ Tarif zu wechseln, so wird die Tarifänderung zum 01.03.2024 wirksam.

10.1.2. Durchführung von Tarifwechseln

Möchte der Benutzer in einen anderen Tarif wechseln, so wählt er einen anderen Standardtarif aus oder gibt beim Wechsel in einen individuellen Tarif den Angebotscode ein und bestätigt den Tarifwechsel über den Button „Tarif ändern“.

Der Benutzer erhält die Meldung, dass der Tarif geändert wurde.

Bei einem Wechsel in einen höheren Tarif erhält der Benutzer zusätzlich folgende E-Mail:

Betreff: Tarifänderung arveo secom

Sehr geehrte(r) <Titel> <Vorname> <Nachname>,
hiermit bestätigen wir Ihren Wechsel in den Tarif <xxx>. Die Tarifänderung wird sofort wirksam. Die monatliche Gebühr für den neuen Tarif beträgt <zzz EUR>. Für den laufenden Monat buchen wir die Differenzkosten gegenüber Ihrem vorherigen Tarif mit der folgenden Monatsrechnung ab.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif erfolgt immer zum nächstmöglichen Zeitpunkt unter Berücksichtigung der im vorangegangenen Kapitel beschriebenen Fristen. Bis zur Erreichung dieses Zeitpunkts wird der alte Tarif in der Tarifmaske angezeigt. Zusätzlich enthält die Maske dann einen Hinweis zur bereits gebuchten Tarifänderung:

Abbildung 40. Hinweis auf eine gebuchte Tarifänderung

Über den Button „Tarifänderung stornieren“ wird die Tarifänderung storniert und der Benutzer bleibt im bisherigen Tarif.

Mit Buchung eines niedrigeren Tarifs erhält der Benutzer die folgende Nachricht per E-Mail:

Betreff: Tarifänderung arveo secom

Sehr geehrte(r) <Titel> <Vorname> <Nachname>,
hiermit bestätigen wir Ihren Wechsel in den Tarif <xxx>. Die Tarifänderung wird zum *<Datum der Tarifänderung>* wirksam. Die monatliche Gebühr für den neuen Tarif beträgt <zzz EUR> und wird ab diesem Datum in Rechnung gestellt.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Mit Erreichen des Datums der Tarifänderung wird der Hinweis entfernt und die Tarifmaske zeigt den neuen Tarif an, der ab dann auch in Rechnung gestellt wird.

10.2. Zusatzleistungen

10.2.1. Message Upgrade

arveo secom bietet unterschiedliche Tarife an. Mit jedem Tarif ist ein monatliches Versandkontingent verbunden, das festlegt, wie viele Nachrichten pro Monat verschickt werden können. Ist dieses Kontingent erreicht, kann über diesen Menüpunkt ein Zusatzkontingent (message upgrade) von 20 Nachrichten erworben werden. Bei einer dauerhaften Überschreitung des mit dem Tarif verbundenen Nachrichtenkontingents wird ein Wechsel in einen höheren Tarif empfohlen.

Ein erworbenes message upgrade wird verwendet, wenn der gebuchte Tarif hinsichtlich des Versandkontingents ausgeschöpft ist. Im Gegensatz zu dem Versandkontingent des gebuchten Tarifes wird es nicht zum Monatsende zurückgesetzt, sondern bleibt bestehen, bis es ausgeschöpft ist oder das Konto gekündigt wird.

Buchung eines message upgrades

Um ein message upgrade zu buchen, muss die auf der Registerkarte angezeigte Checkbox (1) bestätigt und der Button "jetzt kostenpflichtig buchen" (2) angeklickt werden: Die Abrechnung eines gebuchten message upgrades erfolgt dann mit der nächsten Monatsabrechnung.

Abbildung 41. Buchung message upgrade

Verbrauchsanzeige message upgrade

Wurde ein message upgrade gebucht, das noch nicht vollständig ausgeschöpft ist, wird die Statusanzeige für das Versandkontingent um eine zusätzliche Zeile unterhalb des Standardkontingentes ergänzt:

Abbildung 42. Verbrauchsanzeige message upgrade

Der Füllbalken für den Nachrichtenversand bezieht das mit message upgrades erworbene Zusatzkontingent mit ein.

10.2.2. Mitbenutzer

Bestimmte Tarife (der Standardtarif ‚business‘, sowie entsprechend konfigurierte Individualtarife) umfassen die Funktionalität, sogenannte Mitbenutzer anzulegen. Mitbenutzer erhalten Zugriff auf das Postfach des Postfacheigentümers und können über dieses Postfach Nachrichten verschicken. Hat der angemeldete Benutzer einen solchen Tarif gebucht, erhält er in der Kontoverwaltung einen zusätzlichen Menüpunkt „Mitbenutzer“.

Anlegen von Mitbenutzern

In der Maske Mitbenutzer erhält ein Postfacheigentümer eine Übersicht über alle derzeit eingerichteten Mitbenutzer:

Abbildung 43. Übersicht Mitbenutzer

Die Liste kann mach Name, Vorname und eMail Adresse des Mitbenutzers gefiltert werden. Über das Löschsymbol button loeschsymbol können bestehende Mitbenutzer gelöscht werden. Über den Button „Mitbenutzer anlegen“ kann ein neuer Mitbenutzer angelegt werden. Es öffnet sich die folgende Maske:

Abbildung 44. Mitbenutzer anlegen

Zur Anlage eines Mitbenutzers muss der Postfacheigentümer dessen eMail Adresse und seinen Vor- und Nachname erfassen. Zudem muss er ein initiales Passwort für den Mitbenutzer vergeben. Dieses kann über den Button button copy in die Zwischenablage kopiert werden.

Für jeden Mitbenutzer fällt eine monatliche Gebühr an, die im Nachhinein mit der folgenden Monatsabrechnung abgerechnet wird. Monatsgebühren fallen nur für Mitbenutzer an, die sich seit Ihrer Anlage mindestens einmal angemeldet haben.

Hat der Postfacheigentümer einen Mitbenutzer angelegt, muss er diesen kontaktieren, ihm sein Passwort mitteilen und ihn auffordern, sich mit seiner eMail Adresse und dem initialen Passwort an arveo secom anzumelden. Nach der Anmeldung an arveo secom durchläuft der Mitbenutzer folgende Schritte:

Ein neues Passwort muss vergeben werden
Ein OTP Gerät muss konfiguriert werden
Die eMail Adresse muss verifiziert werden

Diese Schritte verlaufen analog zur Registrierung neuer Benutzer. Hat der Mitbenutzer diese Schritte absolviert, kann er sich mit seiner eMail Adresse, seinem neu vergebenen Passwort und dem konfigurierten OTP Gerät an arveo secom anmelden und erhält Zugang zu dem Postfach, für dass er als Mitbenutzer eingerichtet wurde.

Funktionalitäten für Mitbenutzer

Mitbenutzer erhalten vollen Zugriff auf die Nachrichten und Ordner des Postfacheigentümers. Wie der Postfacheigentümer selbst können sie Nachrichten über das mitbenutzte Postfach versenden. Im Protokoll wird jeder Versand mit dem versendenden Benutzer protokolliert. Alle vertraglichen Einstellungen zu dem mitgenutzten arveo secom Zugang können ausschließlich vom Postfacheigentümer verwaltet werden. Zudem hat ein Mitbenutzer keinen eigenen Supportzugang. Entsprechend erhält ein Mitbenutzer keinen Zugriff auf die folgenden Einstellungen innerhalb der Kontoverwaltung:

Vertragsdaten (incl. aller Unterpunkte)
Benutzerdaten→Mitbenutzer
Sonstiges→Persönliche Einstellungen→Rechnungen per eMail versenden
Sonstiges→Supportinformation

10.2.3. Signaturintegration

Bestimmte Tarife (z.B. der Standardtarif ‚business‘) umfassen die Möglichkeit, eine Signaturintegration hinzuzubuchen, über die Dokumente über einen sign-me Zugang (ein Produkt des Bundesdruckerei-Tochterunternehmens D-Trust) direkt aus arveo secom heraus mit eine eIDAS konformen, qualifizierten elektronischen Signatur digital signiert werden können.

Der für die Anbringung von Signaturen erforderliche sign-me Zugang kann über arveo secom angelegt werden. Alternativ kann ein vorhandener sign-me Account in arveo secom hinterlegt werden. Der verwendete sign-me Account muss über den Hersteller D-Trust identifiziert werden. Diese Identifizierung ist einmalig bei der Einrichtung des sign-me Accounts erforderlich und muss bei Änderungen der Identifizierungsdaten (Adresse, Name etc.) wiederholt werden. Die Identifizierung des sign-me Accounts kann kostenpflichtig über arveo secom erfolgen. Nähere Angaben zu den Kosten sind der Buchungsmaske in der Kontoverwaltung zu entnehmen.

Die über ein Postfach (vom Postfacheigentümer oder ggf. eingerichteten Mitbenutzern) angebrachten Signaturen, sowie ggf. angefallene Identifizierungskosten, werden dem Postfacheigentümer jeweils mit der nächsten Monatsrechnung in Rechnung gestellt. Die Preise sind abhängig vom gebuchten Tarif.

In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie die Signaturintegration für berechtigte Tarife eingerichtet wird. Die Nutzung der Signaturintegration wird in Kapitel Signieren von Dokumenten beschrieben.

Einrichtung der Signaturintegration

Bevor Dokumente aus arveo secom heraus über die Signaturintegration digital signiert werden können, muss die Signaturintegration zunächst eingerichtet werden. Die Einrichtung besteht aus folgenden Schritten:

Buchung der Signaturintegration in arveo secom durch den Postfacheigentümer
Einrichtung des für die Signaturintegration zu nutzenden Signaturaccounts (sign-me Accounts) für alle Benutzer, die die Signaturintegration nutzen sollen. Hierbei können sowohl bereits vorhandene sign-me Accounts genutzt, als auch neue sign-me Accounts über arveo secom angelegt werden.

Diese Schritte werden in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

Buchung der Signaturintegration in arveo secom

Verfügt der gebuchte Tarif über die Option zur Signaturintegration, kann diese über die Kontoverwaltung vom Postfacheigentümer gebucht werden. Mit der Buchung werden die arveo secom Vertragsbedingungen zur Signaturintegration und die hiermit verbundenen Kosten akzeptiert. Nach der Buchung können der Postfacheigentümer und ggf. vorhandene Mitbenutzer vorhandene sign-me Zugänge in arveo secom hinterlegen oder neue sign-me Zugänge über arveo secom anlegen und für Signaturen aus arveo secom heraus nutzen.

Um die Signaturintegration für einen berechtigten Tarif zu buchen, wechselt der Postfacheigentümer in der Kontoverwaltung in den Menüpunkt ‚Signaturintegration', bestätigt die Vertragsbedingungen und schließt die Buchung über den Button ‚Jetzt buchen' ab.

Abbildung 45. Signaturintegration buchen

Nach der Buchung der Signaturintegration wird der Postfacheigentümer automatisch zur Einrichtung seines Signaturaccounts weitergeleitet (siehe nächstes Kapitel). Möchte er die Signaturintegration selbst nicht nutzen, kann die Einrichtung abgebrochen werden. Die Signaturintegration bleibt dann gebucht und alle Benutzer des Postfaches (der Postfacheigentümer und ggf. eingerichteten Mitbenutzer) können jederzeit Ihre sign-me Accounts hinterlegen und die Signaturintegration nutzen.

Signaturaccount einrichten

Die Signaturintegration in arveo secom signiert Dokumente über das Produkt sign-me von D-Trust. Wurde die Signaturintegration gebucht, muss daher jeder Nutzer, der aus arveo secom heraus Dokumente signieren möchte, seinen sign-me Benutzernamen in arveo secom hinterlegen, bevor die Signaturintegration genutzt werden kann. Hierbei kann sowohl ein vorhandener sign-me Account in arveo secom genutzt werden, als auch ein neuer sign-me Account über arveo secom eingerichtet werden. Dies gilt sowohl für den Postfacheigentümer, als auch für ggf. konfigurierte Mitbenutzer, die ihre eigenen sign-me Zugänge hinterlegen können.

Die folgende Maske zur Einrichtung des zu nutzenden Signaturaccounts wird hierzu bei gebuchter Signaturintegration dem Postfacheigentümer und ggf. konfigurierten Mitbenutzern angezeigt. Mitbenutzer müssen an dieser Stelle noch den Vertragsbedingungen der Signaturintegration zustimmen, um fortfahren zu können:

Abbildung 46. Signaturintegration einrichten

Der Aufruf dieser Maske erfolgt automatisch nach der Buchung der Signaturintegration oder zu einem späteren Zeitpunkt durch Aufruf des Menüpunktes ‚Signaturaccount einrichten' in der Kontoverwaltung.

Soll ein vorhandener sign-me Account für die Signaturintegration von arveo secom genutzt werden, ist hier die Auswahl "Ich habe bereits einen sign-me Account" zu treffen. Der Benutzername des vorhandenen sign-me Accounts kann dann in einer folgenden Maske eingegeben werden. Nach Eingabe des Accountnamens prüft arveo secom automatisch, ob der konfigurierte Account korrekt registriert und identifiziert wurde. Ist dies nicht der Fall, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Ist der Account noch nicht identifiziert, besteht die Möglichkeit dies kostenpflichtig über arveo secom nachzuholen. Andernfalls wird der eingegebene Account hinterlegt und die Signaturintegration kann ab sofort verwendet werden.

Ist noch kein sign-me Account vorhanden, kann arveo secom einen neuen Account anlegen. In diesem Fall ist die Auswahl "Ich habe noch keinen sign-me Account" zu treffen. In einer dann folgenden Maske können die Registrierungsdaten für einen neuen sign-me Account erfasst werden. Diese Daten sind z.T. mit vorhandenen Daten aus arveo secom vorbelegt, können aber bei Bedarf angepasst werden. Insbesondere muss hier ein Passwort für den neuen sign-me Account vergeben werden. Dieses wird später für die Signierung aus arveo secom heraus benötigt.

Abbildung 47. Sign-me Account anlegen

Um mit einem sign-me Account Dokumente qualifiziert signieren zu können, muss sich die signierende Person gegenüber dem Hersteller identifizieren. Diese Identifizierung ist einmalig bei der Accountregistrierung erforderlich und muss bei Änderungen der Identifizierungsdaten wiederholt werden. Die Identifizierung kann kostenpflichtig über arveo secom durchgeführt werden. Dies wird nach der Erfassung der Registrierungsdaten automatisch angeboten:

Abbildung 48. Sign-me Account identifizieren

Für die Identifizierung stehen unterschiedliche Verfahren mit unterschiedlichen Kosten und Systemvoraussetzungen zur Verfügung. Hier ist das passende Verfahren auszuwählen. Eine Identifizierung über die elektronische ID (eID) des Personalausweises wird falls vorhanden empfohlen, da dies die kostengünstigste und schnellste Variante zur Identifizierung ist. Nach Auswahl der passenden Identifizierungsmethode wird die Identifizierung über den Button "Jetzt kostenpflichtig identifizieren" gestartet. Hierzu leitet arveo secom automatisch an die entsprechenden Masken des sign-me Herstellers D-Trust weiter. Hier muss sich der Benutzer mit seinen zuvor vergebenen sign-me Zugangsdaten anmelden und den Bildschirmmeldungen folgen. Details zum Identifizierungsprozess sind den Anleitungen des Herstellers auf https://sign-me.de zu entnehmen.

Die Identifizierungskosten werden mit der nächsten Monatsrechnung in Rechnung gestellt.

Nach Abschluss der Identifizierung ist der sign-me Account vollständig eingerichtet und kann aus arveo secom heraus genutzt werden.

Wird der Menüpunkt ‚Signaturintegration' nach der Einrichtung eines Signaturaccounts erneut aufgerufen, besteht die Möglichkeit:

die Buchung der Signaturintegration zu stornieren (nur Postfacheigentümer - der Postfacheigentümer und alle ggf. konfigurierten Mitbenutzer verlieren damit die Möglichkeit, die Signaturintgration zu verwenden)
die Einrichtung des Signaturaccounts (erneut) zu starten (es besteht dann die Möglichkeit, einen vorhandenen Account zu hinterlegen oder einen neuen Account anzulegen)
den konfigurierten Account zu prüfen

Abbildung 49. Sign-me Account ändern

Die Prüfung des Accounts verifiziert, ob der hinterlegte sign-me Account korrekt registriert und identifiziert wurde. Ist dies nicht der Fall, gibt arveo secom entsprechende Hilfestellung zur Instandsetzung Ihres sign-me Accounts.

10.3. Rechnungen

Über den Menüpunkt „Rechnungen“ erhält der Benutzer eine Übersicht über alle an ihn gerichteten Rechnungen und sonstige Zahlungstransaktionen, die optional über einen Datumsbereich gefiltert werden kann:

Abbildung 50. Rechnungsübersicht

Folgende Informationen werden pro Rechnung bzw. Zahlungstransaktion angezeigt:

Das Datum
Die Transaktions-Id, unter der die Zahlungstransaktion beim Zahlungsprovider geführt wird (bitte bei Rückfragen angeben)
Die Rechnungsnummer
Der Zahlungstyp (nur relevant, falls es sich nicht um eine Rechnung handelt)
Der Betrag
Der Status (vom Zahlungsdienstleister vergeben)
Eine Beschreibung zum Status vom Zahlungsdienstleister. Sollte es Fehler bei der Zahlung gegeben haben, enthält diese Beschreibung eine konkrete Fehlermeldung.

Existiert zu der selektierten Zahlungstransaktion ein Dokument (z.B. eine Rechnung), wird diese im rechten Teil der Maske als Vorschau im Viewer angezeigt. Hier stehen die im Kapitel 'Nachrichtenansicht' beschriebenen Optionen inkl. der Option das zugehörige Dokument herunterzuladen zur Verfügung.

10.4. Zahlungsdaten

Über den Menüpunkt „Zahlungsdaten“ der Kontoverwaltung kann der Benutzer die persönlichen Daten des Rechnungsempfängers und die in arveo secom hinterlegten Angaben zum Zahlungsmittel einsehen und ändern.

Alle hinterlegten Daten, bis auf Konto- und Kreditkartendaten, werden in der folgenden Maske angezeigt und können angepasst werden:

Abbildung 51. Zahlungsdaten einsehen und ändern

Über den Button „Zahlungsdaten bestätigen“ werden die geänderten Daten gespeichert und werden für folgende Zahlungsläufe genutzt. „Zahlung abbrechen“ beendet die Eingabe ohne Speicherung.

10.5. Kündigung

10.5.1. Kündigungsfristen

Innerhalb der gesetzlichen Widerrufsfrist von 14 Tagen kann ein arveo secom Kunde ohne Kündigungsfrist kündigen. Ein Widerruf muss schriftlich (per Post oder E-Mail) erfolgen. Die weiteren Schritte werden dann vom Support eingeleitet.

Kündigungen nach Ende der Widerrufsfrist müssen spätestens 6 Wochen vor Vertragsende eingereicht werden und erfolgen dann immer zum Vertragsende. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei einem Vertragsabschluss zum Monatsersten 12 Monate. Wird ein Vertrag nicht zum Monatsersten abgeschlossen, beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate zzgl. der Tage bis zum Monatsende.

Beispiel: Erfolgt der Vertragsabschluss am 15.3., so endet die Mindestvertragslaufzeit am 31.03. des Folgejahres.

Nach Ende der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Nutzungsvertrag jeweils zu Beginn eines neuen Monats um einen weiteren Monat.

10.5.2. Einreichung einer Kündigung durch den Kunden

Um seinen Nutzungsvertrag zu kündigen, ruft der Kunde den Menüpunkt „Kündigung“ in der Kontoverwaltung auf.

Befindet sich der Kunde noch in der Widerrufsfrist (bis 14 Tage nach Vertragsabschluss), wird hier der folgende Text angezeigt:

Bis zum <Vertragsdatum + 14 Tage> können Sie den Vertrag zur Nutzung von arveo secom widerrufen. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns

European IT Consultancy EITCO GmbH
Potsdamer Platz 10
10785 Berlin
E-Mail : support@arveo-secom.de

mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das Muster-Widerrufsformular aus dem arveo secom Vertrag verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.

Eine Kündigung über die Anwendung ist dann nicht möglich.

Liegt der Vertragsabschluss bereits mehr als 14 Tage zurück, ist eine Kündigung über die Anwendung arveo secom möglich.

Im Bereich Kündigung wird dann zunächst ein Hinweistext angezeigt, der den Benutzer über die Vertragslaufzeit und die Kündigungsfrist informiert:

Ihre aktuelle Vertragslaufzeit endet zum <Datum> und verlängert sich nach Ablauf der Kündigungsfrist jeweils um einen weiteren Monat. Kündigungen sind jeweils mit einem Vorlauf von 6 Wochen zum Ende der Vertragslaufzeit möglich.

Der Benutzer erhält dann die Möglichkeit, seinen Vertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen:

Abbildung 52. Abo beenden

Die Combobox mit dem Kündigungsdatum füllt arveo secom hierbei mit drei möglichen Kündigungsdaten beginnend mit dem nächstmöglichen Kündigungsdatum auf Grundlage der im vorherigen Kapitel beschriebenen Kündigungsfristen. Der Benutzer kann zwischen diesen drei Daten auswählen. Eine Kündigung ist immer nur zum Vertragsende (d.h. zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. zum Ende des Monats) unter Beachtung der o.g. Kündigungsfristen möglich.

Die Erfassung eines Kündigungsgrundes ist optional.

Nach Erfassung einer Kündigung wird automatisch ein Ticket im Supportsystem arveo secom erzeugt. Der Kunde erhält aus dem Supportsystem heraus die folgende eMail mit weiteren Informationen:

Betreff: [<JIRA Ticket ID>] Kündigung Ihres arveo secom Zugangs

Sehr geehrte(r) <Titel> <Vorname> <Nachname>,

hiermit bestätigen wir, dass Sie Ihren Zugang zu arveo secom zum dd.mm.yyyy gekündigt haben. Wir werden zu diesem Datum Ihren Zugang zu arveo secom sperren. Aufgrund der Kündigung sind wir zudem verpflichtet, Ihr Zugangs- und Verschlüsselungszertifikat aus der Benutzerverwaltung der Justiz (SAFE-Verzeichnis) zu löschen. Ihre eBo Rolle wird damit gelöscht und muss im Bedarfsfall neu beantragt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld alle Nachrichten aus Ihrem Konto abgerufen haben.

Sollten Sie Ihr eBO mit einem anderen Zertifikat weiter nutzen wollen, so senden Sie dem arveo secom Support bitte bis spätestens zwei Wochen vor Kündigungsdatum den öffentlichen Schlüssel zu ihrem neuen Zertifikat über dieses Supportticket. Ihre eBO Rolle bleibt in diesem Fall bestehen.

Sie haben bis zum o.g. Kündigungsdatum die Möglichkeit, den gesamten Inhalt Ihres Postfaches über arveo secom herunterzuladen. Eine entsprechende Option wird ab sofort in der Fußzeile der Anwendung eingeblendet.

Die gespeicherten Inhalte werden 35 Tage nach dem o.g. Kündigungsdatum unwiederbringlich gelöscht, sofern Sie uns nicht innerhalb einer Frist von 4 Wochen nach Kündigungsdatum mitteilen, dass Ihre zuvor heruntergeladenen Inhalte nicht lesbar oder nicht vollständig sind.

Sollten Sie Ihre Kündigung stornieren wollen, ist bis zwei Wochen vor Kündigungsdatum jederzeit über den Benutzerbereich von arveo secom möglich.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne über eine Antwort auf dieses Ticket an unseren Support.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Wurde eine Kündigung eingeleitet, ist ein Tarifwechsel durch den Kunden erst wieder nach Stornierung des Kündigungswunsches möglich.

10.5.3. Postfachexport

Hat ein Kunde eine Kündigung eingereicht oder steht die fristlose Kündigung seines Zugangs aufgrund von Zahlungssäumnissen bevor (siehe 6.4), so erscheint folgender Text in der Fußzeile der Nachrichtenzentrale:

Ihr Zugang wird zum <Datum der Kündigung> gekündigt. Jetzt Daten herunterladen

Klickt der Kunde auf den im Text enthaltenen Link, erzeugt arveo secom eine ZIP Datei, die den gesamten Postfachinhalt eines Zugangs enthält. Die ZIP Datei ist wie folgt aufgebaut:

Messages
    Ordner1
        Nachricht 1
            Dokument 1
            Dokument 2
            …
        Nachricht 2
            …
    Ordner 2
    …

Die ZIP Datei enthält also einen Ordner „Messages“, der zu jedem Ordner in arveo secom (z.B. Posteingang, Entwürfe,…) einen Unterordner enthält. Die Unterordner enthalten wiederum Ordner pro Nachricht, die die Nutzdokumente und die technischen Dokumente zu der jeweiligen Nachricht enthalten.

Die ZIP Datei mit dem Postfachexport wird asynchron erstellt. Der Benutzer erhält einen Link an seine in arveo secom hinterlegte eMail Adresse zugestellt, sobald die Erstellung abgeschlossen ist. Klickt er auf diesen Link, muss er sich zunächst an arveo secom anmelden und kann dann die ZIP Datei mit dem Postfachexport herunterladen.

10.5.4. Stornierung von Kündigungen

Der Kunde hat über den Benutzerbereich von arveo secom die Möglichkeit, von ihm eingereichte Kündigungen einzusehen und zu stornieren. Bis zu zwei Wochen vor dem erfassten Kündigungsdatum kann eine Kündigung über die Applikation storniert werden.

Hierzu öffnet der Benutzer analog zur Kündigung im Menüpunkt „Vertragsdaten“ des Benutzermenüs das Register „Kündigung“.

Hier steht nach Einreichung einer Kündigung folgender Text:

Abbildung 53. Stornierung einer Kündigung

Ab zwei Wochen vor Kündigungsdatum wird die Option „Kündigung stornieren“ ausgeblendet. Eine Stornierung der Kündigung ist dann nicht mehr möglich.

Wird eine Kündigung über arveo secom storniert, setzt arveo secom das zugehörige JIRA Ticket automatisch auf erledigt und löscht das Kündigungsdatum aus arveo secom. Zudem wird die Exportfunktionalität für das Kundenkonto wieder deaktiviert.

10.5.5. Datenlöschung nach der Kündigung

Vor dem Kündigungsdatum hat der Benutzer die Möglichkeit, den Inhalt seines Postfaches herunterzuladen.

Fünfunddreißig Tage nach der Kündigung werden alle Postfachdaten unwiederbringlich gelöscht.

10.6. Benutzerdaten bearbeiten

Über den Menüpunkt „Benutzerdaten bearbeiten“ kann der Benutzer folgende Daten ändern:

Persönliche Angaben wie die Adresse etc.
Einstellungen der Anmeldedaten in Form des Kennwortes und des zweiten Faktors

Zudem ist im Bereich "Geräteaktivität" ersichtlich, welche Geräte aktuell mit dem Benutzerkonto angemeldet sind.

Die Möglichen Einstellungen werden in den folgenden Unterkapiteln erläutert.

10.6.1. Persönliche Angaben

Über die Einstellungsmaske „Persönliche Angaben“ können die persönlichen Angaben des Benutzers geändert werden:

Abbildung 54. Ändern des Benutzerkontos

Die hier angezeigten Daten unterscheiden sich in Abhängigkeit davon, ob ein Benutzer als Person oder Organisation registriert wurde.

Folgende Angaben können in Abhängigkeit hiervon eingesehen bzw. geändert werden:

Personen:

Allgemein:

Sprache (aktuell ohne Funktion – es wird nur Deutsch unterstützt)
Anrede (Auswahlliste Herr, Frau, Unbekannt – die Auswahl ist optional)
Titel (Auswahlliste Dr., Prof., Prof Dr. – die Auswahl ist optional)
Vorname (Pflichtfeld)
Nachname (Pflichtfeld)
Organisation (optional)

Adresse:

Straße (Pflichtfeld)
Hausnummer (Pflichtfeld)
Postleitzahl [PLZ] (Pflichtfeld)
Stadt (Pflichtfeld)
Bundesland (Pflichtfeld)
Land (derzeit ist nur Deutschland zulässig)

Kontaktdaten:

E-Mail (Pflichtfeld)
Festnetz (optional)
Mobilfunknummer (Pflichtfeld)

Organisationen:

Die Organisationsdaten entsprechen im wesentlichen den Personendaten mit folgenden Unterschieden:

Ein Organisationsname ist zu erfassen (Pflichtfeld)
Die Personenangaben sind hier einem Ansprechpartner zugeordnet

Der Benutzer kann über diese Einstellungsmaske die hinterlegten Daten anpassen und die Änderungen mittels des Buttons „Speichern“ speichern. Der Button „Abbrechen“ setzt alle Änderungen zurück.

10.6.2. Kontosicherheit: Anmeldung

Über diese Maske können das bestehende Passwort des Benutzers geändert und die als zweiter Faktor verwendeten Geräte administriert werden:

Abbildung 55. Anmeldedaten ändern

Passwort ändern

Um ein Passwort zu ändern, klickt der Benutzer in der Passwortsektion auf „Aktualisieren“. Je nach Anmeldedauer muss er sich dann ggf. aus Sicherheitsgründen mit seinem bestehenden Passwort neu anmelden.

Sein neues Passwort muss der Benutzer zweimal erfassen, um Erfassungsfehler zu vermeiden:

Abbildung 56. Passwort aktualisieren

Das System prüft hierbei, ob die eingegebenen Passwörter identisch sind.

Standardmäßig werden alle bestehenden Anwendungsverbindungen des Benutzers mit der Passwortänderung beendet. Dies kann optional über die Checkbox „Von anderen Geräten abmelden“ deaktiviert werden.

Eine Passwortänderung muss über den Button „Absenden“ bestätigt werden. Über „Abbrechen“ kann die Passwortänderung abgebrochen werden.

Administration Zwei-Faktor Authentifizierung

In der Sektion „Zwei-Faktor Authentifizierung“ können bestehende Geräte, die zur Mehrfachauthentifizierung genutzt werden, gelöscht und neue Geräte hinzugefügt werden. Alle bereits als zweiter Faktor konfigurierten Geräte werden hier aufgelistet und können über den Button „Entfernen“ nach einer Sicherheitsabfrage entfernt werden. Neue Geräte können über den Link „Authenticator-Anwendung einrichten“ ergänzt werden. Neue Geräte sind wie in Kapitel "Kontosicherheit: Anmeldung" beschrieben einzurichten. Es empfiehlt sich, aussagekräftige Gerätenamen bei der Konfiguration zu vergeben.

Wurden mehrere Geräte als zweiter Faktor konfiguriert, kann der Benutzer bei der Anmeldung zwischen diesen auswählen:

Abbildung 57. Geräteauswahl für den zweiten Faktor

Geräte Aktivität

In der Einstellungsmaske „Geräte Aktivität“ zeigt arveo secom alle Geräte an, die aktuell mit dem Benutzerkonto verbunden sind:

Abbildung 58. Einstellungsmaske Geräte Aktivität

Der Benutzer kann hier alle verbundenen Geräte abmelden oder gezielt bestimmte Geräte abmelden. Eine gezielte Abmeldung des aktuell verwendeten Gerätes (aktuelle Sitzung) ist nicht möglich.

10.7. Persönliche Einstellungen

Über diesen Menüpunkt können persönliche Postfacheinstellungen vorgenommen werden. Folgende Einstellungen sind möglich:

Es kann kann festgelegt werden, ob eine automatische, Benachrichtigung über neue eBO Nachrichten per eMail erwünscht ist. Diese kann einmal, zweimal, dreimal oder fünfmal täglich erfolgen.

Benachrichtigungen über neue eBO Nachrichten erfolgen immer dann, wenn eine neue Nachricht bei der Justiz bereitliegt, die noch nicht abgerufen wurde (z.B. weil sich der Benutzer seit der Bereitstellung der Nachricht zur Abholung nicht an arveo secom angemeldet hat). Für jeden Neueingang informiert arveo secom nur einmalig. Besitzt ein Postfach Mitbenutzer, so erfolgt eine Benachrichtigung, wenn noch keiner der für das Postfach berechtigten Nutzer die Nachricht abgeholt hat.

Es kann festgelegt werden, ob Rechnungen automatisch zusätzlich zur Ablage in arveo secom per eMail an den in den Zahlungsdaten hinterlegten Rechnungsempfänger adressiert werden sollen.

Abbildung 59. Persönliche Einstellungen

Die beschriebenen Funktionen können durch Selektion der zugehörigen Checkbox und anschließendes Speichern der Eingaben aktiviert werden.

10.8. Supportinformation

Im Register Supportinformation werden die Kontaktionformationen zur Kontaktierung des arveo secom Supports angezeigt.

10.9. Versionsinformation

Über die Versionsinformationen erhält der Benutzer eine Information über die derzeit von ihm eingesetzte Version von arveo secom.

11. Registrierung: Vertrag

Bei der Registrierung schließt ein neuer Benutzer einen Lizenzvertrag zur Nutzung von arveo secom ab. Hierfür muss der neue Vertragspartner den gewünschten Tarif auswählen, seine persönlichen Daten erfassen, die gewünschte Zahlungsweise wählen und den Vertragsbedingungen zustimmen. Als Teil des Registrierungsprozesses wird ein neues eBO Postfach für den Benutzer angelegt. Die Registrierung eines neuen eBO Postfaches erfolgt gemäß Vorgabe der Justiz in zwei Schritten:

Abbildung 60. Ablauf einer eBO Registrierung

Zunächst wird das Postfach über arveo secom im Zuge des Abschlusses des Lizenzvertrag vorangelegt. In diesem Schritt wird ein neuer Eintrag für den Benutzer im Verzeichnisdienst der Justiz (SAFE Verzeichnis) angelegt. Der Benutzer erhält eine SAFE-ID (seinen Benutzernamen im SAFE Verzeichnis) und ein Passwort als Ergebnis zurück.

Nach der Voranlage ist der neue Verzeichniseintrag noch nicht rechtsverbindlich einer Person oder Organisation zugeordnet. Dies erfolgt im zweiten Schritt über eine Webanwendung der Justiz. An diese Anwendung meldet sich der Benutzer mit der SAFE ID und dem Passwort an, die er bei der Voranlage erhalten hat. In der Webanwendung der Justiz werden dann die persönlichen Angaben des Postfachinhabers erfasst und verifiziert. Nach Abschluss des Identifizierungsprozesses ist das neue Postfach nutzbar.

Die beiden Registrierungsschritte werden in den folgenden Unterkapiteln detailliert.

11.1. Vertragsabschluss

Die Registrierung neuer Benutzer wird über einen Link aus der Anmeldemaske heraus aufgerufen:

Abbildung 61. Aufruf der Registrierung

Der Registrierungsprozess durchläuft die folgenden Schritte, die in den nachfolgenden Unterkapiteln detailliert werden:

Einstieg
Tarifauswahl
Grunddatenerfassung
Bestätigung
eMail Adresse verifizieren
Mehrfachauthentifizierung konfigurieren
Bestätigung zum erfolgreichen Vertragsabschluss
Auswahl der Zahlungsart
Abschluss.

11.2. Einstieg

Als Einstieg in die Registrierung wird der neue Benutzer zunächst willkommen geheißen und darauf hingewiesen, dass im Zuge der Registrierung immer ein neues eBO mit einer neuen SAFE-ID angelegt wird. Da ein Benutzer nur ein eBO haben darf (andere parallel vorhandene Rollen sind hingegen unproblematisch – der Benutzer erhält dann eine zusätzliche SAFE-ID für sein eBO), kann der Standardprozess zur Registrierung daher nur dann durchgeführt werden, wenn der User noch über kein eBO verfügt. Sonderfälle werden über den Support behandelt. Hierzu verweist ein Link auf die Supportanwendung für arveo secom.

Die Einstiegsmaske beschreibt kurz den Ablauf des Registrierungsprozesses. Alle weiteren Schritte werden nur dann gestartet, wenn der Benutzer den Button „Jetzt registrieren“ betätigt. Bevor der Button aktiv wird, muss der Benutzer zunächst eine CAPTCHA Prüfung absolvieren. Über „Einloggen“ gelangt der Benutzer zurück zur Anmeldemaske.

12. Registrierung: Tarifauswahl

Nächster Schritt zur Registrierung ist die Auswahl eines Tarifes:

Abbildung 62. Registrierung – Tarifauswahl

arveo secom bietet die in Abbildung "Registrierung – Tarifauswahl" angezeigten Standardtarife an. Die mit den angebotenen Tarifen verbundenen Leistungen unterscheiden sich in folgenden Punkten:

Anzahl der Nachrichten, die pro Monat verschickt werden können (der Empfang ist unbegrenzt im Rahmen des gebuchten Speicherplatzes)
Belegbarer Speicherplatz
Art des verfügbaren Supports. Ab dem Tarif Basic wird zusätzlich zum Support via E-Mail auch ein telefonischer Support angeboten.
Verfügbarkeit der Funktionalität zur Anlage von Mitbenutzern
Verfügbarkeit und Kosten der Signaturintegration

Unabhängig vom gewählten Standardtarif fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, die mit der Registrierung fällig wird. Die monatlichen Gebühren fallen erst mit Freischaltung des Accounts durch die Justiz und Bestätigung durch arveo secom an.

Über den Button „Auswählen“ wird der gewünschte Tarif ausgewählt.

Sofern die Volumen der Standardtarife nicht ausreichend sind und höhere Volumen erforderlich sind, können neben den angebotenen Standardtarifen auch individuelle Tarife vereinbart werden. Im individuellen Tarif werden folgende Daten festgelegt:

Höhe der Einrichtungsgebühr
Anzahl monatlich versendbarer Nachrichten
Zur Verfügung stehender Speicherplatz
Höhe der monatlichen Gebühren
Verfügbarkeit des Mitbenutzerfeatures
Verfügbarkeit und Kosten der Signaturintegration

Der Kunde erhält zu seinem individuellen Tarif ein Angebot mit einem Angebotscode. Über den Button „Angebotscode erfassen“ oder über den „Auswählen“ Button in der Spalte „Sondertarif“ kann der folgende Dialog zur Erfassung des Angebotscodes geöffnet werden:

Abbildung 63. Registrierung – Angebotscode erfassen

Nach der Erfassung eines gültigen Angebotscodes wird dieser Dialog über den Button „Angebotscode prüfen“ geschlossen. War der eingegebene Angebotscode ungültig, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und der Dialog bleibt geöffnet. Nach der Erfassung eines gültigen Angebotscodes wird der Erfassungsdialog geschlossen und die Leistungsdaten des zu dem Angebotscode gehörigen Tarifs werden in der Spalte „Sondertarif“ der Tarifauswahl angezeigt. Der Sondertarif ist dann automatisch ausgewählt.

Ist ein Sondertarif ausgewählt, wird in der zugehörigen Spalte ein Link „Ändern“ angezeigt, über den der Benutzer über die Eingabe eines Angebotscodes in einen anderen Sondertarif wechseln kann.

Über den Button „Zurück“ gelangt der Benutzer zurück zur Einstiegsmaske. „Weiter zu Grunddaten“ setzt den Registrierungsprozess mit der Erfassung der Grunddaten fort. Dies ist nur möglich, wenn entweder zuvor ein Tarif ausgewählt wurde.

Führt der Benutzer an dieser Stelle den Registrierungsprozess nicht fort, wird die Registrierung abgebrochen und muss im Bedarfsfall neu gestartet werden.

12.1. Grunddaten

In der Maske „Grunddaten“ werden die Daten des Vertragspartners erfasst.

Zunächst muss der Benutzer bestätigen, bislang noch über kein eBO zu verfügen, da eine doppelte Anlage von eBOs unzulässig ist. arveo secom selbst kann dies nicht feststellen, da die Identifizierung des Postfachinhabers erst im nächsten Schritt durch die Justiz erfolgt.

Im Anschluss sind E-Mail Adresse und Passwort zu erfassen. Diese Daten werden als Zugangsdaten für arveo secom verwendet. Zur Vermeidung von Tippfehlern sind E-Mail Adresse und Passwort doppelt zu erfassen. Weichen die Eingaben voneinander ab, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Bei der Passwortvergabe sind die Passwortrichtlinien von arveo secom zu beachten. Diese können über das info symbol Symbol abrufbar.

Eine Überprüfung der eingegebenen E-Mail Adresse erfolgt in einem späteren Prozessschritt. Bei den folgenden zu erfassenden Daten wird unterschieden, ob es sich beim Vertragspartner um eine natürliche Person oder eine juristische Person oder sonstige Vereinigung handelt.

Für natürliche Personen sind folgende Daten zu erfassen:

Anrede
Titel
Vorname
Nachname
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Bundesland
Land (fest mit „Deutschland“ vorbelegt)
Festnetz-/Mobilnummer

Die fett gedruckten Angaben sind hierbei Pflichtfelder.

Für juristische Personen oder sonstige Vereinigungen sind folgende Felder zu erfassen:

Name der Organisation
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Bundesland
Land
Festnetz-/Mobilnummer
Ansprechpartner:
- Anrede
- Titel
- Vorname
- Nachname
Erklärung, dass der Antragsteller vertretungsberechtigt für die juristische Person / sonstige Vereinigung ist.

Für die Voranlage eines eBO Postfaches muss initial eine E-Mail Adresse im SAFE Verzeichnis hinterlegt werden. Diese E-Mail Adresse wird verwendet, wenn der Benutzer später in der Justizanwendung sein Passwort zurücksetzen will. Die im SAFE Verzeichnis hinterlegte E-Mail Adresse wird mit der E-Mail Adresse vorbelegt, die zu Beginn der Grunddatenerfassung unter „Accountdaten“ erfasst wurde. Sie kann vom Benutzer manuell geändert werden. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Benutzer einen Account für seine E-Mail Adresse beantragt, im SAFE Verzeichnis aber die E-Mail Adresse seiner Organisation hinterlegt werden soll.

Über den Button „Weiter“ gelangt der Benutzer auf eine Folgeseite, auf der er vor dem Vertragsabschluss nochmals alle Eingaben verifizieren kann. Über den Button „Zurück“ wechselt der Benutzer zurück in die Tarifauswahl.

Führt der Benutzer an dieser Stelle den Registrierungsprozess nicht fort, wird die Registrierung abgebrochen und muss im Bedarfsfall neu gestartet werden. Alle eingegebenen Daten werden dann verworfen.

12.2. Bestätigung

Nach der Tarifauswahl und der Grunddatenerfassung wird der Benutzer auf die Bestätigungsseite weitergeleitet. Hier werden ihm nochmals alle zuvor erfassten Daten, d.h. die Grunddaten und der gewählte Tarif angezeigt. Im Falle eines individuell vereinbarten Tarifs wird der Tarif-name „Individual“ zusammen mit den individuell vereinbarten Leistungsdaten angezeigt.

Der Benutzer kann hier die von ihm erfassten Daten prüfen und muss folgende Dokumente bestätigen, die über entsprechende Links eingesehen werden können:

Vertragsbestimmungen, Nutzungsbedingungen und AGB
Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung

Es werden unterschiedliche AGB verlinkt, in Abhängigkeit davon, ob der Vertragspartner eine natürliche Person oder eine juristische Person/Organisation ist.

Zudem muss der Kunde bestätigen, dass er damit einverstanden ist, dass vor Ende der Widerrufsfrist mit den Dienstleistungen begonnen wird.

Aus Sicherheitsgründen ist ein Zugriff auf arveo secom nur über eine zwei Faktor Authentifizierung (Mehrfachauthentifizierung) möglich. Zudem wird überprüft, ob der Benutzer auch Zugriff auf die von ihm in den Accountdaten hinterlegte E-Mail Adresse hat. Beide Prüfungen werden im Anschluss an die Bestätigung von arveo secom durchgeführt, bevor die Registrierung fortgeführt wird. Hierauf wird der Benutzer durch eine entsprechende Beschreibung vorbereitet.

Über den Button „Zurück“ gelangt der Benutzer zurück zur Grunddatenerfassung und kann dort Daten korrigieren.

Nach Bestätigung über den Button „Jetzt kostenpflichtig registrieren“ wird auf die folgende Maske weitergeleitet.

Beendet der Benutzer den Registrierungsprozess an dieser Stelle durch Schließen des Browsers, wird die Registrierung abgebrochen und muss im Bedarfsfall neu gestartet werden. Alle Daten sind dann neu zu erfassen.

12.3. E-Mail Adresse verifizieren

Nach der Bestätigung versendet arveo secom automatisch eine E-Mail an die E-Mail Adresse, die in den Grunddaten für den Account hinterlegt wurde. Der Benutzer erhält hierzu den folgenden Hinweis:

Abbildung 64. Registrierung - E-Mail validieren

Sollte die E-Mail nicht angekommen sein, kann der Versand über den Link „hier klicken“ erneut erfolgen.

Die an den Benutzer verschickte E-Mail zur Bestätigung seiner E-Mail Adresse hat den Betreff „Bestätigung eMail Adresse arveo secom“ und den folgenden Inhalt:

Abbildung 65. Registrierung - Bestätigung E-Mail

Folgt der Benutzer dem genannten Link innerhalb der gegebenen Frist, wird folgende Maske aufgeblendet:

Abbildung 66. Registrierung - Bestätigung E-Mail in arveo secom

Nach der Bestätigung dieser Maske durch den Benutzer gilt seine hinterlegte E-Mail Adresse als bestätigt und der Registrierungsprozess wird fortgesetzt.

Bestätigt der Benutzer seine E-Mail Adresse nicht, kann die Registrierung nicht fortgesetzt werden. Bei jeder Anmeldung an arveo secom wird dann die Maske aus Abbildung "Registrierung - E-Mail validieren" erneut aufgeblendet.

12.4. Mehrfachauthentifizierung

Im elektronischen Rechtsverkehr muss besonders sichergestellt sein, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf ein Postfach erhalten. Um dies abzusichern ist arveo secom nur über eine zwei Faktor Authentifizierung nutzbar. Die Konfiguration der zwei Faktor Authentifizierung (Mehrfachauthentifizierung) wird automatisch gestartet, sobald sich der Benutzer nach der erfolgreichen Überprüfung seiner eMail Adresse anmeldet. Die Mehrfachauthentifizierung erfolgt in arveo secom über eine TOTP kompatible Smartphone App wie Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder FreeOTP Authenticator. Diese Applikation muss zunächst auf dem Smartphone des Benutzers installiert werden. Anschließend ist die Applikation zu öffnen und eine neue Konfiguration anzulegen. Bei der Anlage einer neuen Konfiguration gibt es die Möglichkeit, einen Barcode einzuscannen. Hier ist der Barcode einzuscannen, der in der Maske „Mehrfachauthentifizierung konfigurieren“ angezeigt wird, die nach der Überprüfung eMail Adresse aufgeblendet wird:

Abbildung 67. Registrierung - Mehrfachauthentifizierung konfigurieren

Die Smartphone App zeigt dann einen Nummerncode an, der in der obenstehenden Maske unter „One-time Code“ zu erfassen ist. Zusätzlich sollte ein sprechender Gerätename vergeben werden. Dieser ist wichtig für die Auswahl des Smartphones, falls mehrere Geräte hinterlegt sein sollten.

Nach Betätigung der Schaltfläche „Absenden“ ist der zweite Faktor in arveo secom hinterlegt und muss für die nächste Anmeldung verwendet werden (siehe Kapitel "Login").

Bricht der Benutzer die Registrierung an dieser Stelle durch Schließen der Maske ab, wird die Maske zur Mehrfachauthentifizierung nach der nächsten Anmeldung des Benutzers an arveo secom (mit Benutzername und Passwort) erneut aufgeblendet. Die Registrierung wird erst fortgesetzt, wenn der Benutzer die Konfiguration abschließt.

12.5. Bestätigung des Vertrags

Nach der Einrichtung der Zugangsdaten zu arveo secom und der vorherigen Bestätigung der vom Benutzer erfassten Daten und der vertraglichen Regelung wurde ein rechtskräftiger Lizenzvertrag mit dem Benutzer geschlossen. Die folgende Maske bestätigt dies:

Abbildung 68. Registrierung - Bestätigung des Vetragsabschlusses

Über den Button „Weiter zu den Zahlungsdaten“ wird die Registrierung mit der Erfassung der Zahlungsart fortgesetzt. Bestätigt der Benutzer die Maske nicht und schließt die Applikation, wird sie bei der nächsten Anmeldung erneut aufgeblendet.

12.6. Zahlungsart

Nach der Bestätigung des Abschlusses des Lizenzvertrages wird der Benutzer auf eine Seite des Zahlungsproviders Novalnet weitergeleitet, auf der er seine Zahlungsart und die zugehörigen Daten erfassen kann. Die hier erfassten Daten werden ausschließlich beim PCI-DSS zertifizierten Zahlungsprovider Novalnet gespeichert und nicht in arveo secom. Die folgenden Informationen werden durch den Zahlungsprovider abgefragt:

Abbildung 69. Registrierung - Zahlungsart

Persönliche Angaben und Adresse des Zahlungspflichtigen bestehend aus folgenden Daten:
- Vorname, Nachname
- E-Mail Adresse
- Firma
- Straße, Hausnummer
- PLZ, Stadt
- Land

Die fettgedruckten Daten sind hierbei Pflichtfelder.

Diese Daten werden mit den Daten des zuvor erfassten Vertragspartners vorbelegt. Optional kann hier ein abweichender Rechnungsempfänger durch Anpassung der vorbelegten Daten erfasst werden.

Die gewünschte Zahlungsart. Folgende Zahlungsarten stehen zur Verfügung:
- Kredit- / Debitkarte
- Lastschrift SEPA

Je nach der gewählten Zahlungsart sind die zur Zahlungsart gehörigen Angaben auszufüllen. Bei der Auswahl „Lastschrift SEPA“ erteilt der Benutzer automatisch ein SEPA-Lastschriftmandat.

Nach Bestätigung der Zahlungsmaske wird die Einrichtungsgebühr automatisch über die gewählte Zahlungsart als Einmalzahlung abgebucht. Hierbei wird automatisch eine Rechnung mit der Positionsbezeichnung „Einrichtungsgebühr für arveo secom, einmalige Zahlung“ erstellt und in der Rechnungsübersicht abgelegt. Eine Abbuchung der monatlichen Gebühr erfolgt erst nach Freischaltung des neuen Postfaches durch die Justiz (siehe Kapitel Identifizierung und Freischaltung).

Bestätigt der Benutzer die Zahlungsmaske nicht, sondern schließt die Maske, wird die Zahlungsmaske bei seiner nächsten Anmeldung erneut aufgeblendet. Die Registrierung kann erst nach Bestätigung der Zahlungsdaten abgeschlossen werden und so lange ist auch kein Zugriff auf das Postfach möglich.

Tritt ein Fehler bei der Abbuchung der Einrichtungsgebühr auf, erhält der Benutzer an die in den Accountdaten (Grunddaten) hinterlegte E-Mail Adresse eine E-Mail mit folgendem Inhalt:

Sehr geehrte(r) <Titel> <Vorname> <Nachname>,

Sie haben am <Datum> einen neuen Zugang zu arveo secom registriert. Leider trat bei dem Versuch, die Einrichtungsgebühr für Ihr neues Postfach über die von Ihnen gewählte Zahlungsart abzubuchen, ein Fehler auf. Bitte melden Sie sich an arveo secom (https://arveo-secom.eitco.de) an und erfassen Sie Ihre Zahlungsdaten erneut.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Bei der nächsten Anmeldung des Benutzers wird dann erneut die Zahlungsmaske aufgeblendet.

12.7. Abschluss

Wurde die Einrichtungsgebühr erfolgreich abgebucht, erhält der Benutzer eine Meldung, dass die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde:

Abbildung 70. Registrierung – Abschluss

Die Maske „Abschluss“ informiert den Benutzer über die weiteren Schritte zur Freischaltung seines Postfaches in der zugehörigen Justizanwendung und benennt die Zugangsdaten (SAFE-ID und Kennwort) für das vorangelegte Postfach, mit dem sich der Benutzer an der Anwendung der Justiz zur Durchführung des Identifizierungsprozesses anmelden muss. Die Zugangsdaten können über entsprechende Buttons in die Zwischenablage kopiert oder ausgedruckt werden. Das Kennwort wird in arveo secom nicht gespeichert, kann aber über die Anwendung der Justiz zurückgesetzt werden.

Zeitgleich zur Bestätigung über die Maske „Abschluss“ wird eine E-Mail an die in den Accountdaten hinterlegte E-Mail Adresse mit folgendem Inhalt verschickt:

Herzlich willkommen zu arveo secom, Ihrem komfortablen Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr!
Sie haben einen neuen Zugang zu arveo secom mit folgenden Daten registriert:
- Grunddaten: …
- Tarif: …
- Zahlungsart: …
Ein neues eBO wurde für Sie angelegt. Hierbei wurde die von Ihnen gewählte eMail Adresse <eMail> hinterlegt. Die einmalige Einrichtungsgebühr von 240,00 EUR wurde gemäß der von Ihnen hinterlegten Zahlungsart abgebucht. Die monatlichen Gebühren für arveo secom fallen erst nach Freischaltung Ihres Postfaches an. Alle Rechnungen können Sie über arveo secom einsehen.

Zur Freischaltung Ihres Postfaches müssen Sie sich gegenüber der Justiz identifizieren. Bitte rufen Sie hierzu die Webseite der Justiz unter https://safe.safe-justiz.de/ebo-registrierung/ auf und melden Sie sich über den Menüpunkt „Anmeldung mit Benutzername/Kennwort“ mit der SAFE-ID und dem Passwort an, das Sie bei der Registrierung von arveo secom erhalten haben. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses über die Anwendung der Justiz zurücksetzen. Nähere Informationen zum Identifizierungsprozess erhalten Sie hier: http://cdn.bnotk.de/safe/eBO_Leitfaden.pdf.

Bitte beachten Sie, dass Sie den im Dokument beschrieben Schritt „Authentisierungszertifikat herunterladen“ nicht durchführen müssen, da Ihnen arveo secom diesen Schritt bereits abgenommen hat.

Anbei erhalten Sie folgende Dokumente:
- AGB
- Lizenzvertrag
- Nutzungsbedingungen
- Datenschutzerklärung
- Widerrufsbelehrung

Sollten Sie Fragen haben, hilft Ihnen unser Support gerne weiter. Sie erreichen den arveo secom Support über: <Link>
…
Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Die Registrierung des Benutzers und die Voranlage seines Postfaches ist damit abgeschlossen. Meldet sich der Benutzer nach diesem Schritt an arveo secom an, prüft arveo secom, ob das Postfach des Nutzers zwischenzeitlich freigeschaltet wurde.

Ist ein Postfach bei der Anmeldung an arveo secom noch nicht freigeschaltet, erscheint die folgende Meldung:

Ihr Postfach wurde noch nicht durch die Justiz freigeschaltet. Falls Sie sich noch nicht gegenüber der Justiz identifiziert haben, melden Sie sich bitte an  https://safe.safe-justiz.de/ebo-registrierung/ an und durchlaufen Sie die Identifizierung.

Nach dieser Meldung wird der Benutzer zurück zur Login-Maske geleitet.

Erst wenn das Postfach freigeschaltet wurde, kann der Benutzer die Anwendung nutzen (siehe auch Kapitel (Freischaltung).

13. Identifizierung und Freischaltung

13.1. Identifizierung

Zur Freischaltung eines vorangelegten Postfaches ist eine Identifizierung des Postfachinhabers durch die Justiz erforderlich. Hierzu ruft der Benutzer die eBO Registrierungsanwendung der Justiz über folgende Adresse auf:

https://safe.safe-justiz.de/ebo-registrierung/

und meldet sich über den Button „Anmeldung mit Benutzername / Kennwort“ mit der SAFE-ID und dem Passwort an, das er bei der Voranmeldung in arveo secom erhalten hat.

Abbildung 71. Anmeldung an die eBO Registrierungsanwendung der Justiz

Innerhalb der Justizanwendung durchläuft der Benutzer einen Identifizierungsprozess. Details hierzu sind im Dokument http://cdn.bnotk.de/safe/eBO_Leitfaden.pdf der Justiz beschrieben.

Die unter der Überschrift „Authentisierungszertifikat herunterladen“ beschriebenen Schritte sind für arveo secom nicht erforderlich, weil bei arveo secom im Gegensatz zu anderen Lösungen bereits ein gültiges Authentifizierungszertifikat im Zuge der Voranlage generiert wurde. Die Textpassagen mit dieser Überschrift können daher bei der Identifizierung übergangen werden.

13.2. Freischaltung

Nach der Voranlage eines neuen eBOs prüft arveo secom einmal täglich, ob das eBO bereits durch die Justiz freigeschaltet wurde. Dies ist anhand des Status des Postfacheintrages im SAFE Verzeichnis ersichtlich.

Wurde ein Postfach freigeschaltet, erhält der Benutzer eine E-Mail mit folgendem Inhalt:

Sehr geehrte(r) <Titel> <Vorname> <Nachname>,

Ihr eBO wurde durch die Justiz freigeschaltet. Sie können es nun vollumfänglich nutzen. Bitte melden Sie sich hierzu mit Ihren Zugangsdaten an https://app.arveo-secom.de an.

Die für Ihren Tarif anfallende Gebühr von xxx EUR wird ab jetzt monatlich abgebucht.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr arveo secom Team

Die regelmäßige Abbuchung der monatlichen Gebühren beginnt zu diesem Zeitpunkt. Meldet sich ein Benutzer an arveo secom an, für den noch keine E-Mail dieser Art verschickt wurde, prüft arveo secom nach der Anmeldung, ob das Postfach des Nutzers zwischenzeitlich freigeschaltet wurde. Ist dies der Fall, wird die o.g. E-Mail verschickt. Andernfalls erhält der Benutzer die in Kapitel (Registrierung: Abschluss) beschriebene Meldung.

14. Benutzerinformationen

Klickt der Benutzer auf das Benutzericon im rechten oberen Rand der Anwendung:

Abbildung 72. Aufruf Benutzerinformationen

So werden folgende Informationen zu dem angemeldeten Benutzer in einem Popup Fenster ausgegeben:

Titel, Vorname, Nachname des Benutzers (Vertragspartners)
E-Mail Adresse des Benutzers (diese entspricht dem Anmedenamen)
SAFE ID des Benutzers
Kundennummer des Benutzers

Die E-Mail Adresse, die SAFE ID und die Kundennummer können in die Zwischenablage übernommen werden.

15. Systemmeldungen

arveo secom kann Benutzer über wichtige Ereignisse wie eine bevorstehende Nichtverfügbarkeit oder aktuelle Änderungen in der Software über entsprechende Systemmeldungen informieren.

Meldet sich ein Benutzer an, werden alle hinterlegten Systemmeldungen, die zum Zeitpunkt der Anmeldung gültig sind, als Toaster-Meldungen angezeigt. Die Meldungen können vom Benutzer manuell gehalten (mit der Maus über die Meldung fahren) oder geschlossen werden. Andernfalls werden sie nach einer kurzen Wartezeit automatisch ausgeblendet.

Eine Liste aller aktuellen Systemmeldungen kann jederzeit über das glocke Symbol eingeblendet werden.

1. Mitbenutzer haben in der Kontoverwaltung nur eine eingeschränkte Sicht (siehe Kapitel Mitbenutzer).